プロジェクトの締め切りを必ず具体的な日付にする3つのメリット



私はプロジェクトの締め切りを決めるとき、◯月末や、◯月中旬といった言葉を使いません。

先の話に思えても、必ず具体的な日付にします。なぜならそうすることで楽に仕事が進むからです。

今日はその理由についてお話します。

1.取り組み意識が強くなる。

月末や中旬といった言葉は締め切りにぼんやりとした印象を与えます。締め切りをぼんやりとしか認識できないプロジェクトは、先送りされやすく、結果として締め切りの直前で慌てることになるのです。

逆にきちんと日付で書き出した場合には、締め切りが明確になることでプロジェクトへの取り組み意識が強くなります。

私はプロジェクトの一覧表に、「〆締め切り日-プロジェクト名」と記入して管理しているため、きちんと日付が書かれていることで特にそのプロジェクトへの締め切り意識が強くなっています。

2.残日数を正確に把握できる。

締め切りを日付で書きだそうとした場合、締め切りは営業日にするべきですから、自然とカレンダーを見ることになります。すると、締め切りまでに残された日数も同時に確認することになるのです。

例えば、今日が20日(木)で、月末を締め切りと考えていた場合、なんとなくあと10日ぐらいあるように思ってしまうかもしれません。



しかし実際には29(土)、30(日)31(月)ですから、予備日を考えれば28日(金)を締め切りにするでしょう。



しかも、来週の月曜は終日出張の予定でした。すると、実際に残された日数は、金曜+火曜~金曜の5日間しかないことがわかります。

このように、締め切りを日付にすることを徹底すると、その流れで締め切りまでの残日数を正確に把握することができるのです。

3.スケジュールを立てるきっかけになる。

こうして残された時間を正確に把握すると、少し焦りが出てくることもあるでしょう。

そうするとしめたもので、その感情の勢いを利用して、「いつ・何をやる」という日ごとのスケジュールにまで落とし込んでしまいます。

プロジェクトを進めていくとき、まず面倒なのがスケジュールを立てて見通しをつけることですから、締め切りの日付を確認する作業からそのままスケジュールの立案までいけたなら良いことです。

このように、「プロジェクトの締め切りを必ず具体的な日付にする」だけで仕事が進んでいくため、私はこの習慣を徹底するようにしています。

「事前に締め切りは決めていたはずだけれど、いつも直前でバタバタしてしまう」という人はぜひお試しください。

▼編集後記:




先日、ライフオーガナイザー2級認定講座を受講してきまして、無事に2級を取得できた見込みです。ライフオーガナイザーって何?という方はこちらの記事をご覧ください。

» 部屋も人生も整理したい人におくるライフオーガナイズ入門講座のまとめ

簡単に言えば整理収納に関する分野なのですが、モノだけでなく思考の整理も行うという点が実にライフハック的で、一般的な整理術とは異なっています。

認定講座の中で学んだ整理収納のテクニックの1つに、「使っている/使っていない」「気に入っている/気に入ってない」という基準で、あたかも「重要×緊急」のマトリックスのようにモノを分類して、整理の方法を決めていくというものがあります。これが大変便利な技でしたので、整理収納に興味がある方は一度こちらの記事で内容をチェックしてみてください。

» 小さなところから試そう!引き出しの10分オーガナイズ実践録

ライフオーガナイズの入門テキストとしては、こちらの『片づけと収納がらくになる仕組みづくり ライフオーガナイズ: もっと心地いい暮らし方』がおすすめです。図解と写真が豊富でわかりやすく、値段の割にとても良い本です。ライフオーガナイザー2級認定講座を受講する際の教材でもあります。

なお先ほど紹介した本は電子書籍版がないため、電子書籍で学びたい方には『片づけたいけど「片づけられない」がなくなる本』をおすすめします。

» 片づけと収納がらくになる仕組みづくり ライフオーガナイズ: もっと心地いい暮らし方


» 片づけたいけど 「片づけられない」がなくなる本[Kindle版]


» 片づけたいけど「片づけられない」がなくなる本 (PHP文庫)


▼浜中省吾:
「ほんと自由に生きてるよね」と家族に言われる化学系研究職。「はまラボ | あなたの暮らし・仕事を少し楽にするブログ」主宰。

» 会社員のための究極のタスク管理 「君ならまかせて安心」と言われる仕事術  5つのコツで「時間」と「情報」は自由に使える! (impress QuickBooks)[Kindle版]


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