時間がうまく使える場合とうまく使えない場合の違い

10年前

何かをなし遂げようとするときに不可欠なものの1つに「まとまった時間」があります。ところが「人は時間を管理する用意ができていない」ため、せっかく「まとまった時間」が手に入ったのに意図せずして無駄遣いしてしまうことが少なくありません。時間をうまく使うにはどうすればいいでしょうか。うまく使えない場合と比較しながら考えてみます。

人は時間を管理する用意ができていない

ドラッカーは、『プロフェッショナルの条件』の中で「人は時間を管理する用意ができていない」と書いています。

あらゆる仕事が時間の中で行われ、時間を費やす。しかるに、ほとんどの人が、この代替できない必要不可欠な資源を当たり前のように扱う。おそらく、時間に対する愛情ある配慮ほど、成果をあげている人を際立たせるものはない。しかし一般に、人は時間を管理する用意ができていない。

時間はお金と違って、何もしなくても減っていくうえに、増やすことができません。

その意味では氷に似ています。塊のままではうまく使えません。グラスに入れるならグラスに入るサイズである必要があります。かき氷にするなら粉砕する器械が要ります。使わないまま放っておくと溶けてなくなってしまいます。

使うためには用途に合わせた加工が欠かせないわけです。
しかも、それが溶けてなくなってしまう前に。

時間がうまく使える場合

「今日は時間がある！」という日でも、うまく使える場合と使えない場合があります。うまく使えるのは、時間をどのように使うかをきちんと決めている場合でしょう。用途に合わせてあらかじめ加工しているのです。

たとえば、、、

「今日は午前中は特に予定がない、あ、午後の会議で使う資料を作らないと。じゃあ、午前中はまず資料作りから始めよう。代わりに午後に回してもいい仕事はどんどん午後に回そう。もう一つ昼までに提出しないといけないレポートがあるので、これも午前中にやらないと。そうしたら、まず会議資料作りから始めて、その後にレポートだ」

＜午前中＞
●午後の会議資料作成
●レポート作成

＜午後＞
●会議

「会議資料を作るには、まずどうすればいい？　前回の資料をもとに作るので、前回の資料チェックだな。あと、前回の議事録で継続案件も確認しないと。今日の議事内容についてはＢさんに最終確認が必要だ。Ｂさんは社内にいるから、まずＢさん確認からやろう。次に前回の資料チェック。最後に前回の議事録で継続案件の確認、と。あとはこれらをまとめるだけだ」

・・・という具合に時間の“用途”を明らかにしながら、その“内訳”についても詰めていきます。