週に一度、その週にやったことややり残したことをふり返り、整理し、翌週に備える「週次レビュー」。
これさえきちんとこなせれば仕事も生活もスムーズに回せそうですが、このレビューのための時間がとれなかったり、とれても具体的に何をどう整理していけばいいのかあぐねているうちに時間切れになってしまったりと、そのハードルは決して低くありません。
個人的には、「週次レビュー」よりも「日次レビュー」のほうが大事だと考えています。文字通り、毎日行うレビューです。
言い換えれば、週末を待たずに、その日のことはその日のうちに片づけてしまおう、というわけです。
今回はこの日次レビューについて、僕がやっていることをご紹介します。
日次レビューとは
日次であれ週次であれ、レビューとは本来は「再検討する」という意味であり、要するに「ふり返る」ことです。ふり返るためには、ふり返るための「先」が必要です。
ふり返った先に何もなければふり返りにならないからです。
つまり、日々の記録が欠かせないということです。
仕事のレビューに限っていえば、一番いいのは、何時に仕事を始めて、何にどれだけの時間がかかったかが作業単位で記録として残っていることです。
できれば、特に気になった作業については「予想以上に時間がかかった」とか「途中で電話が入った」といった所感が併記されていれば、なお良いでしょう。
さらに、やろうとしていたことと実際にできたこととの差異もわかるようになっていると、次の計画を立てるうえで役に立ちます。計画と実績の差異が大きければ、どんな計画が無謀なのかを思い知ることになるからです。
まとめると、次の3つがレビューの対象になります。
- 作業内容とかかった時間（開始・終了時刻がわかればなおよし）
- 作業内容ごとの所感（特に気になった作業についてのみ）
- 計画と実績の差異
いきなりこれらすべてを完璧に記録しようとすると挫折するので、まずは作業内容だけでも残しておくようにします。作業がおわるたびに、終了時刻と作業内容を記録します。これを繰り返していけば、直前の作業の終了時刻が次の作業の開始時刻になりますので、後からかかった時間を割り出すことが可能になります。
その結果、以下のような記録が残ります。
08:40 出社
08:55 タスク整理
09:17 メールチェック
09:35 書類整理
09:50 Ａさんにメールレス
10:02 一服・・・
10:29 午後の会議資料作成
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このような記録を残すのに最適なツールがあります。
それは、Twitter。僕自身はメインのアカウントとは別に、非公開のアカウントを作り、作業の区切りごとにツイートしています。ツイートした時刻が残るので、簡単に上記のような記録ができあがります。PCの前にいなくてもスマートフォンがあれば外出中でも記録を残せます。
日次レビューのレシピを決めておく
日次レビューの材料がそろいました。あとは文字通り“料理”するだけなのですが、料理がそうであるように、材料だけそろえても料理ができるわけではありません。
その材料をどのように料理すればいいのか、レシピ（調理手順）を把握していなければ手が止まってしまいます。
日次レビューにもレシピが必要ということです。
僕自身は日次レビューを「日次スタート」と「日次クローズ」という2つのレシピに分けて行っています。
▼日次レビュー
└日次スタート
└日次クローズ
日次スタートとは、仕事を始める前に行う準備作業のようなもので、以下のようなステップからなります。
- 昨日の記録を読み返す
- 昨日やり残したタスクをチェックする
- 今日の予定とタスクを整理する
- 今日の全タスクをメインのタスクリストに転記する
日次クローズでは、文字通り一日のクロージングとして、明日の自分への引き継ぎ作業を行います。
- 今日入手した資料を整理する
- 今日使い終えた資料をアーカイブする
- 今日発生した予定をカレンダーに転記する
- 今日やり終えたタスクをチェックする
- 明日以降のタスクを整理する
毎日やっていることですが、確実に行うためにToodledoにデイリールーチンとして登録し、一つひとつチェックしながら進めています。
▼日次スタート
▼日次クローズ
この2つのリストをそれぞれ上から順番になぞっていくだけで、日次スタートが完了して仕事を始めることができたり、日次クローズが完了してその日の仕事を納めることができたり、と、あれこれ考えなくても仕事がしかるべき流れに乗って回るようになります。
週次レビューの役割
こうして毎日つつがなく日次レビュー（日次スタートと日次クローズ）を行うことができていれば、週末は特にすることはないはずです。
でも、現実にはさまざまな例外やトラブルが起こりますので、その対応のために満足に日次レビューができずに終わる日も出てきます。
こうした「落ち穂」を拾うのが「週次レビュー」の役割です。
逆に言えば、日次レビューがきちんと回っていれば週次レビューの時間を過去の「残務処理」ではなく、未来を作るための「クリエイティブ・ワーク」として使うことができるようになります。
まとまった時間と強い意志が必要
週次レビューについても、日次レビューと同様に、Toodledoにレシピを作っており、機械的にできるようにしています。
ただ、日々の流れの中で比較的スピーディーに行う日次レビューに比べて、週次レビューはどちらかというと一週間単位、あるいはもっと長い期間にわたる計画を練る場でもありますので、最低でも1時間、きちんとやろうとすれば半日は必要です。
そのためのまとまった時間を確保したうえで、さまざまな誘惑に負けずに週次レビューを完遂するのは簡単ではありません。
僕自身も「今週はいいや」ということで流してしまうことが多々あり、せっかくまとまった時間がとれるチャンスにもかかわらず、週末の時の狭間に現実逃避行を決め込み、混乱が収拾しないままに新しい週を迎えてげんなりする、ということを繰り返していました。
強制的に週次レビューを行う場をつくる
そんなこともあり、また、きっと同じように悩んでいる方もいるだろうという想いもあり、昨年2011年8月に始めたのがタスクカフェです。
やるべきなのはわかっているのに、なかなか実行に移せない。ならば、集まって一緒にやろうではないか、というわけです。
タスクカフェとは、毎月1回、土曜または日曜の朝9時から12時まで、強制的に週次レビューを行うための勉強会です。
最初に20分ほど、週次レビューにまつわるレクチャーをさせていただいたうえで、残りの時間は個々人の週次レビュータイムとなります。
直近は、8月4日(土)に予定しています。
週次レビューができずに悩んでいる、という方がおられましたら、ぜひ一緒に取り組みましょう。
終了後にはランチ会があります。ここでの情報交換が回を重ねるごとにその濃密さを増しており、参加者の皆さんの研究熱心さには毎回驚かされるばかりです。
便利なiPhoneアプリやその使い方、愛用している手帳やガジェットの活用法などなど、その中身が個人的な情報満載であるがゆえに、なかなかネット上ではシェアされにくいノウハウが交換されているようです。
