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» 今日からはじめる手帳術 第9回 タスクの確保漏れをなくす
今回はタスクとはどんな物で、どういった目的で管理を行っているのかについて取りあげたいと思います。
「情報」と「思考」を記録する方法
タスクとは何か？
タスクとは、実行のタイミングには裁量があるものの、締切が決まっている緩やかな時間の予約です。
特定時間に縛られないため、締切がまだ先である段階のタスクに関しては、先送りという選択を行う事ができます。
タスクの終わりを決定づける要因は終了時間ではなく作業進捗であるため、締切に作業が完了していない場合は締切の延長や、何らかのペナルティが発生する可能性があります。
尚、締切を守れなかった場合には社会的信頼が傷つく恐れがあります。
例えば、客先に納品するプログラムがまだバグだらけでとてもリリースできる状態でない場合、完全に自責であれば受け入れ（検品）で納品拒否された上に遅延損害金を賠償請求されることがありえます。
プロジェクトとタスクの関係
プロジェクトはある目標を達成する為の計画であり、その計画を実現するために複数のタスクが実行されます。
言い換えれば複数のタスクの集合体がプロジェクトであると言うことになります。
例えば、会社に於ける新商品の企画開発プロジェクトであったり、プライベートにおける家族旅行プロジェクトであったりがプロジェクトとなります。
タスク管理においては、プロジェクト単位でタスクを管理することで管理の効率を高めることができます。今後、度々このプロジェクトという言葉が登場致しますので、是非プロジェクトとタスクの関係を押さえておいておいてください。
タスク管理を行う目的
締切を守るため
先に述べたとおり、タスクの締切を守れなかった場合には下手をすればペナルティが発生し、社会的な信頼に傷がつくおそれがあるため、締切の遵守はタスク管理の最大の目的となります。
やるべきことを全て明確にし、ストレスフリーを実現する
タスク管理に於いて自分のやるべき事が全て明確になっている状態、即ち全てのタスクがタスクリストに書き出されている状態を維持することが重要です。タスクリストに全てのタスクが書き出されているという確信を持つことができれば、自分が忘れてしまっても大丈夫だという安心感を得ることができます。
今やるべきことを明確にしてタスク遂行の効率を上げる
もうひとつ重要な事は、自分のやるべき事が全て明確になっている上で、更に今やるべきタスクが明確になっていると言うことです。自分がやるべき事の中には、今はやらなくても良いものが多々含まれますので、いざタスクを遂行する段になったら、今遣るべきことのみにフォーカスするほうがタスク遂行の効率が高まるのです。
最後に
今回はタスクとは何か、どんな目的で管理を行うのかについて取りあげました。
スケジュールとタスクの違いを自分の中で定義しておくことで、双方の管理をよりスムーズに行う事ができるようになります。この定義が曖昧だと感じられる方は是非以下の記事とこの記事を読み比べてみてください。
» シゴタノ！ 今日からはじめる手帳術 第５回 なぜ「予定」を管理しなければいけないのか？
参考図書：
▼倉下＆北式の手帳の使い方を一冊の本に纏めています
▼北真也：
仕事術をもっとカジュアルに！ わかりやすさ重視の「ビギナーズ・ハック」をお届け。Blog「Hacks for Creative Life!」と勉強会「東京ライフハック研究会」主宰。
