「紙copi」を使い始めて早1ヶ月。これまで2回にわたって、その使い勝手についてご紹介しています。
・「紙copi」を仕事に活用してみる（序）
・無理なく整理が進む「紙copi」
最初のエントリーでは、紙copiを使うことになった経緯と期待をまとめ、
次のエントリーでは、紙copiを使うことによって得られた効用を整理しました。
3回目となる今回は、紙copiそのものからは少し離れて、以下の3点を軸に考えてみます。
・紙copiを使う前に抱えていた課題
・実際に使ってみて気づいた、実は抱えていた課題
・これらの課題が解決していく中で気づいたこと
そもそもの課題は
いくつかの案件（プロジェクト）を同時並行して進めているため、それぞれの案件ごとに関連するファイルを整理しておき、必要なときにサッと取り出せるようにしたい、というのが常時抱えていた課題であり、この解決に紙copiが使えるのではないかというのが当初の動機でした。
具体的には、
・ある案件に関するちょっとした思いつきを確実にメモしておきたい
・メモはリードオンリーではなく追記や修正もできるようにしたい
・メンテナンスに時間をかけなくて済むようにしたい
という課題です。
確実にメモしておきたい
まず、「確実にメモをしておきたい」というのは、例えば「この情報は案件Ｃに使える」と思った時に、その情報が案件Ｃに取り組もうとしている未来の自分の目に確実に触れるようにしたい、ということです。
そのためには、どんな形であれ、「案件Ｃのポータルスペース」があり、そこに行けば案件Ｃのことはワンストップで把握できる、という状態を作る必要があります。言わば、案件Ｃに関する情報が集められる「捜査本部」です。
思いついたことをとりあえず携帯から自分のGmailアカウント宛てにメールしたり、喫茶店で紙ナプキンに走り書きしたりと、入り口はどうあれ、すべての情報は本部に集約しておくというルールが徹底されることで、「いま目の前にある情報は確実に活用されることになる」という保証が得られ、安心感が生まれます。
紙copiにおいて「本部」は案件ごとに作った「箱」ということになります。
メモは追記や修正もできるようにしたい
Gmailアカウントに送ったメールを、案件ごとにそれがわかるようなタグをつけて管理することで「本部」を作ることもできます。目的のタグをクリックして関連するメールを抽出表示すれば、そのリストは「本部」になるからです。
あるいは、何らかのキーワードで検索した結果のリストでも、「暫定本部」になるでしょう。
でも、いずれのリストもリードオンリーであり、そのリストを眺めて何かを思いついたとしても追記や修正はできません。きちんと整理された情報コレクションではあるものの、眺めることしかできないわけです。
“事件”を解決するためには、次のステップに動き出す必要があります。つまり、情報が見つかったら、それをそのまま編集するなり再利用するなりのアクションが後に続くのです。
そして、そのアクションを起こす場所は、Gmailの検索結果のようにその場で動的に生成されたリードオンリーなコレクションではなく、予め意図的に収集・仕分けされた編集可能なコレクションであることが望ましいと言えます。
例えば、現実世界において「ペンチ」を使おうと思った場合には、おそらく「工具箱」というコレクションに手を伸ばすでしょう。この時、工具箱を開けば、求めていた「ペンチ」以外にも工具ツナガリで様々なツールが目に入るはずです。そこで仮に「ハンマー」が目についたとします。
その時ふと「ペンチ」を使おうと思ったそもそもの目的に意識を戻すことによって、「ペンチよりもハンマーの方がいいかも。とりあえず両方持って行こう」という選択が可能になります。
あるいは、ガムテープが1個しかないことに気づけば「後で買いに行こう」という、工具箱の“在庫チェック”もついでにできるでしょう。
PCの世界に話を戻して、「ペンチ」という情報をGmailで探す場合、もしそれが存在すれば、検索結果には「ペンチ」が含まれたメールがリストされるでしょう。でも、そのリストはその場で作られた「ペンチ」に関するコレクションであって、たくさんある「ペンチ」の中で目的の「ペンチ」以外の「ペンチ」は目的の「ペンチ」とは何ら関連性を持たないことになります。
つまり、同じ言葉を使っているツナガリに過ぎないわけです。これに対して、工具箱は、工具ツナガリという軸で集められた工具のコレクションですから、おのずとお互いに関連性を持つことになります。
この関連性を付与できるのは、人間だけです。
メンテナンスに時間をかけなくて済むようにしたい
複数の案件を同時並行して進めている状態というのは、工具箱や薬箱や衣装ケースなど、種類の異なるコレクションを同時に抱えている状態に似ています。
例えば、メールチェックの際に「あ、この情報は案件Ｂで使えそうだ！」と思ったらその情報を案件Ｂのコレクションに加えます。そして、案件Ｂの仕事に取りかかった際に、案件Ｂのコレクションを目にすることによって「そうそう、この情報はこういう風に使えるんだよね」などと、先ほど加えた情報にメモを追記します。このメモが仕事を前に進めます。
こうすることで、ある案件に関連する情報は他の案件に紛れこむことなく排他的に管理できます。さらに、同じコレクションを何度も目にすることによって、自然とそのメンテナンスも進むでしょう。工具箱と同様に、コレクションを使いやすくしようという意識が働くため、そのコレクションにふさわしくない情報は、より適切なコレクションに移したくなりますし、不要な情報であれば廃棄したくなります。工具箱にマキロンが入っていれば薬箱に移したくなるでしょう。
こういったことは仕事をしながらでも「ついでに」できますし、整理することによって見通しがよくなれば、それだけ判断もしやすくなりますから、全体のパフォーマンスも向上するはずです。
以上の考察は、紙copiを使う中で引き出されたものであり、すでに解決はしていますが、「コレクション」がリードオンリーであったことが実は課題だったことに気づかされました。