なんだか小難しいことをいっているようですが、簡単なことです。
- □書籍企画というプロジェクト
- └□打ち合わせというタスク
- └□目次作成というタスク
- └□原稿執筆というタスク
- └□資料をEvernoteでチェック
- └□原稿ファイルを開く
- └□原稿を書く
というように、階層式にプロジェクト → タスク → チェックリストという構造があるからです。そしてこの構造は、やろうと思えばかなりの多段階構造にでもできます。
厳密にやりすぎない
ちょっと厄介なのは、原則としては三階層あればだいたいまかなえるわけですが、時として「プロジェクトより大きなくくり」が欲しくなったり、時として「タスクの中にチェックリスト同然のものが混じる」のです。
つまり、美しく三階層にまとまりきらないことが、何をプロジェクトと呼んだらいいのか、何をタスクと呼んだらいいかで、迷うことにつながるのです。
ただ、ここで迷って厳格に定義しようとすると、どんなツールを使っても破綻をきたしてしまいますので、「フラクタル」と考えておくとよいと思うわけです。
つまり、分解の仕方によっては、二階層目にチェック項目が来たり、第一階層にリピートタスクが来たりすることは、ありうるということです。
私の「タスクリスト」にも散歩前に手袋する、といった「タスク」が並んでいますが、これは「チェック項目」ですから、厳密にいえばチェックリストに置かれるべきです。でも私はとにかく手袋だけは忘れたくないからわざわざタスクにしています。
また、原稿の締め切り日がキツくなってくると「原稿書き」という「タスク」を「プロジェクトリスト」に置くことがあります。これは、集中的に進めたい仕事を特別にプロジェクト化することによって、そのためにやらなければならないことを最優先でまとめ、進めていくための措置です。
もちろんこういうのは「例外的なことをやっている」と意識してやるべきです。そうでないと、タスクリストにプロジェクトがどんどん入ったままで「大きすぎてやる気がならないから先送り」を繰り返したりしますし、タスクリストがチェックリスト化してしまって、煩雑になって見づらくなります。
ただ、階層を厳密に定義しようとしすぎないことも大事です。プロジェクト、ゴール、サブプロジェクト、スタック、タスク、サブタスク、チェックリスト、ToDoなどと分けてみても、どれがどのような意味で、どちらが何に属するのか、自分でもわからなくなってしまうでしょう。
たくさんの手間をかけ、自分でもわからなくなるほど複雑なカテゴライズに成功しても、それによって仕事が進むわけでもないのです。