前回は、寝る前にタスクを4色に色分けして、To Doリストをつくるというお話をしました。
- 赤：種まき（緊急でないけれど重要なこと）
- 緑：食いぶち（緊急で重要なこと）
- 青：日課（緊急だけど重要でないこと）
- 黒：思いつき（緊急でも重要でもないこと）
朝早起きしてできた時間は、電話や来客などの周囲の阻害要因がないので「種まき」をするには最適の時間。ぜひ有効活用したいものです。でも、早起きしたにもかかわらず、その時間をついつい、だらだらネット徘徊などの「思いつき」で埋めてしまう誘惑が襲います。
せっかく早起きしても、それでは意味がありません。だから、自分の行動を「見える化」して、きちんと「種まき」できているかを振り返るための手段として、Googleカレンダーを使うという手があります。
本来は「未来の予定」を入れるというのがスケジュール帳の使い方。でも私は、そうではなく「過去の結果検証」を入れるツールとして、Googleカレンダーを使っています。
「ＰＤＣＡサイクルを回す」という言葉を一度や二度は聞いたことがあると思います。Plan（計画）→ Do（行動）→ Check（評価）→ Action（行動）を繰り返すことで、業務の改善を目指すという考え方です。
でも、頭では分かっていても「Check」の部分って、どうしてもおろそかになりがちですよね。
だから、自分が、何に、どれだけ使ったかをざっくりと「Check」しやすいよう、一日の終わりにGoogleカレンダーに自分の行動を、前回触れた「種まきの赤」「食いぶちの緑」「日課の青」「思いつきの黒」で塗り分けるようにするのです。
この作業は手帳でもできますが、手書きだとぐちゃぐちゃしてしまい、何に何時間かかったかを把握するのが面倒。Googleカレンダーなら、4色の色分けで感覚的に自分の使った時間が分かるのでお勧めです。
では実際にどのように管理しているか、私のカレンダーを一部公開しましょう。
- Googleカレンダーの左の「マイカレンダー」の部分に、「種まき（赤）」「食いぶち（緑）」「日課（青）」「思いつき（グレー）」の項目を追加します。
- その4色に従い、一日のうちに何時から何時まで、何に使ったかを記録します。
これは結果検証のためだけの作業なので、たとえば「○○さんと打ち合わせ」など細かいことを書く必要はありません。自分だけが分かるメモのような感じで簡単に文字を入れておけばＯＫですし、時間もざっくりしたものでＯＫです。
毎日カレンダーに色分けして記入すると、自分が何に、どのくらい時間を取られているかが一目瞭然。それに、朝に「思いつき」のグレーを入れないようにしよう、という意識も高まります。どんどん朝の時間に「赤」が増えることに達成感を味わえて、ますます早起きが楽しくなりますよ！
拙著『「朝4時起き」で、すべてがうまく回りだす！』は、ありがたいことに発売5日で増刷になりました！ ありがとうございます！
とはいえまだまだこれから。気を引き締めて、地道にコツコツと行こうと思います。
▼池田千恵：
前向き早起きエバンジェリスト。朝を有効活用してビジネスの基礎体力をつける「Before 9（ビフォア・ナイン） プロジェクト」主宰。