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後ろの時間の使い方は、仕事の速度全体に明瞭に影響を与えます。
心配性は一般に仕事でよい結果を出すという心理法則がありますが、過剰な心配のせいで何一つ仕事が手につかないといった事態に陥ることもあります。
絶対のルールにはできませんが、大まかな原則として「ルーチンは手元に引き寄せ、プロジェクトは後ろで確実にやる」とうまく回りやすくなります。
ただしこれは日をまたいでの話であり、１日の中ではプロジェクトを先にやるようにしましょう。
ルーチンとプロジェクトはいろいろな点で異なりますが、だいたいにおいてルーチンは手順の全体が見えているがプロジェクトはそうではない、という違いがあります。
例えば給油や備品の購入は典型的なルーチンです。手順の全体は明らかですし、難しい仕事ではありませんが、「切らす前にリマインド」しないと時間のロスが発生します。
それだけでなくルーチン作業は「今やっておくほど後が楽になり、今怠るほど後で苦しい思いをする」ことが多いものです。
経費精算などが典型で、発生の度にやっておけば一番早くて楽なのですが、「後でまとめて」やって苦しむ人が後を絶ちません。
プロジェクトはこれに対して「今のうちにやっておくほど後で楽に」はなりません。そういう可能性もありますが、常にそうなるとは限りません。最初のうちは全体像がハッキリしないし、最低何をやれば質が保証されるかもわかりにくいからです。
私の場合本を書くのが典型的なプロジェクトですが、これはページを埋めればできあがるというものではないため、「疲れているけど今日のうちに１０ページ書いておけば楽になれる」というようなやり方ではいけないのです。
書き方次第で最終240ページになるか256ページになるかは、なってみないとわかりません。「今のうちにやっておけば」がルーチンほど明らかなメリットに結びつかないのです。
ですからプロジェクトについてはタスクの配置を慎重に計画し「後にたくさん時間をとってそこで確実にやる」ようにするべきだと考えられます。
これが逆になってしまうケースがままあります。ルーチンはすぐやらなくても問題が見えないのでどんどん先送りにして、プロジェクトに初期の段階から膨大に時間をかけてしまう。
しかしそうしてもプロジェクトはあまり進展せず、ただ後ろに少しずつルーチンの先送りがたまっていく。
プロジェクトというのはモチベーションの浮き沈みが激しく、最初ほど情熱的に取りかかれるし、時間が経つほど熱が冷めてくるので、どうしても人は最初の段階で情熱と時間を投入しがちです。
しかしいかに１日にたくさんの時間をかけたとしても、数日では終わらないから大きなプロジェクトなのです。むしろ気が乗らなくても「今のうちにルーチン」をこなしておいて、後ろの時間でプロジェクトを軌道に乗せた方が賢明です。
初期の情熱さえ忘れなければ、プロジェクトに取りかかることを焦る必要はないでしょう。そのためにあるのがプロジェクト管理ツールのはずです。