今年の仕事も納めて、オフィスの、自宅の大掃除をしているという人も多いかもしれません。しかし箒にハタキを持っての伝統的な掃除だけでなく、最近は身の回りの紙類やハードディスクの中にたまったゴミのようなファイルも一掃してしまわなければ、なんだか片付いた気がしません。
もちろんそんなときでも威力を発揮するのが Evernote です。一見して捨てられるものは捨ててしまうとして、「いつか必要になるかわからない」というグレーゾーンのものは、クラウドのなかに投げ込んでしまいましょう。
本稿ではEvernote にいれてスッキリさせたい21種類のものを、実際の部屋の中のものと、ハードディスクの中のものにわけてご紹介します。
これだけのものを入れるとなるときっとプレミアム会員である必要がありますし、ScanSnap や Eye-Fi といった、Evernote へのデータ入力を楽にしてくれる装備もあったほうが楽でしょう。
部屋のなかのものの掃除
1. 書類
書類というと漠然としすぎていますが、机のまわりにある「すぐに使うかわからないもの」はすべていったんデジタル化しておくとよいでしょう。仕事でもらった資料、子供の学校でもらってくるプリントなど、この際一掃してしまいましょう。
2. レシート
確定申告などのためにレシートの原本は必要になりますが、これらもいったんスキャンしておいて、現本はレシート箱などにいれておくと、散らばらずにすっきりして帳簿などの入力が楽になります。
3. 名刺
名刺は紙のまま年を越させないように！ 重要な名刺とそうでないものを選別して、重要なものはデジタル化するだけでなく、検索にひっかかりやすくするためにテキストで名前・住所・連絡先をて入力しておきましょう。
4. 雑誌
ほんの数ページの特集記事のために捨てられない雑誌はありませんか？ 雑誌は表紙で中身を認識していることが多いので、表紙の写真を撮影してEvernote のノートにして、必要部分のスキャンをそのあとに付け加えましょう。
5. 古い年賀状、葉書
今年の年賀状の住所確認ために引っ張り出していた古い年賀状があるなら、これも年を越す前にスキャンして捨ててしまいましょう。いくらきれいな年賀状や葉書でも、２年と置いておく必要はないものです。
6. チラシ・パンフレット
ほしい本やパソコンのチラシ、美術館・コンサートのパンフレットなども、いったんリセットしましょう。きれいに作ってあるので捨てるのが惜しいことが多いですが、スキャンするためにはさみを入れればそんな気は半減します。
7. メモ
アイディアや、忘れたくないことを書き付けたロディアの切れ端などが机の引き出しに隠れてないでしょうか？ メモ自体はスキャンして、重要なことが記入してあったなら Evernote 上でチェックボックスをいれて ToDo 化しておきましょう。
8. 使いかけのノート
たくさん書きこむつもりで始めたノートを、数ページしか使わずに放ってあることが私にはよくあります。このままにしておいても活用することはなかなかできませんので、思い切って書き込んだページを写真に撮影して、ノート自体は捨ててフレッシュに再スタートしましょう。
9. 説明書・ライセンス
使い方に慣れてきた家電などについては説明書はもうおいておく必要はないかもしれません。これもスキャンして原本は捨ててしまいましょう（保証書だけは気をつけて！）。また、買ってきたソフトウェアのライセンスキーも、写真にしてEvernoteにいれておけば、ケースやライセンスのカードは捨てられます。
10. 捨てたいけど悩んでいるものの写真
大掃除のとき、「もう使わない、でも思い出があって捨てられない」というものが大量にでてくると思います。こうしたものは写真に撮影して捨てることで、「思い出はEvernoteに保存」して、物自体は捨てることができます。
11. 書籍
これも上と似ていて、「この本を置いておく場所はない、でも書籍全体を自炊するほどのことでもないし、この１ページに書いてあることを忘れたくないだけ」ということがあるなら、下線をひいた重要なページだけを撮影して、表紙の画像と共にEvernote にいれておくことができます。
12. クレジットカード・通帳情報
年末年始に実家に戻られる方など、万が一の時のために通帳やクレジットカードなどの情報を記録しておくのがよいでしょう。ScanSnap S1100 ならカードを直接読み込むことができますし、表と裏を写真で撮影してノートをマージするのでもいいでしょう。こうしたノートはパスフレーズで暗号化しておけば、情報漏洩の危険はかなり低くなります。
ハードディスクのなか
13. 終わった仕事のファイル
もうすでに終わった事務作業のファイルは、来年のためにコピーをEvernote にいれておくとよいでしょう。たとえば通勤届や、住所届けなど、毎年繰り返される書類は保存しておけばあとでらくができます。
14. ひろった画像やファイル
ウェブで発見したちょっと面白い画像や PDF ファイルなど、どうにも整理しづらいファイルがたくさんハードディスクに転がってないでしょうか？ そうしたファイルはまとめて Evernote に投げ込んでしまえば、ファイル名がそのままノートのタイトルになって検索可能になります。
15. ネットでの買い物の連絡メール
レシートを集めたのと同じように、ネット上の買い物履歴やメールで届いた領収書などもまとめておきましょう。多くのメールソフトはメールをテキストでダンプできますので、こうしたファイルをEvernote に入れておくだけで整理ができます。
16. プレゼンファイル
プレゼンの多い人は、イベントごとに少しずつ改変した似たプレゼンファイルが複数存在していることがよくあります。こうしたプレゼンファイルも、一つだけ最新の「マスター」を残して、あとのファイルはイベントの場所や日時の情報とともにEvernote に入れておきましょう。
17. パスワードなどのバックアップファイル
私の経験では、年末年始はなぜかパソコンが壊れることがよくあります。最近はクラウドにたくさんの情報が保存してあるとはいえ、そのクラウドへのパスワードがなくなってはもともこもありません。パスワードは厳重にバックアップした上で、そのコピーもEvernote にいれてパスフレーズで暗号化しておきましょう。もちろん、Evernote のパスワードは個別に別の場所にしておかなければいけません。
18. 電子書籍
2010年は PDF で書籍をもらうことも多くなりました。しかし本棚とちがって、こうした本の置き場は一定していない傾向があります。せっかくEvernote のノート容量が大きくなったことですので、電子書籍はEvernote に入れておきましょう。
19. 縁の切れた人の連絡先等
アドレス帳にはもう年賀状を送ることもない、連絡する必要もない人が何人かは含まれているものです。年賀状を送り終わったら、万が一のときのためにこうした人々の情報をEvernote にコピーして、アドレス帳自体はダイエットさせてしまいましょう。
20. アカウント情報
パスワードなどをちゃんと保存していても、存外忘れることが多いのが職場やホームページのサーバーなどのアカウント情報です。帰省先からアクセスしなければいけなくなったときのために、サーバーの URL、ID、パスワードなど、アクセスに必要な情報はEvernote に一元管理しておきましょう。
Evernote のなかを整理
ここまで掃除することができたら、Evernote のなかも掃除して、使いにくいノートがないかをチェックしておくとよいでしょう。
「無題」ではじまるものをすべて検索
iPhone でスナップショットノートを作成すると「無題画像ノート」などのようなタイトルが付くことがあります。こうした題名のついていないノートを、intitle:無題* といった検索で探し出して題名を修正しておきましょう。
ScanSnap でスキャンして名前を変えていないものをすべて検索
ScanSnap でスキャンして自動的に作成したノートはデフォルトでは “20101002215934” とか “2010年10月22日16時03分15秒” といったように時刻でノートの名前が決まります。これを探し出して名前を変えるのには、 resource:application/pdf intitle:2010 といった検索を行えば、2010 という文字列で始まる PDF を探してくれます。
これら二つを一掃するだけでも、Evernote の中から利用するのが難しいノートが減ります。
最後に掃除するもの、それは…
ここまでEvernote にいれて心をスッキリとさせるものを列挙しましたが、年末の限られた時間にここまで掃除することはできないかもしれません。
そこで、やり残した部分、もっと整理したい場所については写真をとって、「整理する場所」として ToDo を付けて Evernote の中にいれておきましょう。
実際、掃除をする際に私はまず部屋の写真を撮影して、どの部分をどのように整理させたいかビフォー・アフターをイメージしてから開始します。このほうが、当てもなく部屋をいじり始めるよりも効果があるからです。
やりのこしたことをEvernote に入れるなら、今年やり残したタスクや、実現しようと思っている目標なども、ついでなので Evernote に受け止めておいてもらいましょう。
漠然と「あれをしよう」と考えているよりも、言葉にしておくことで、2011年でのそれらの実現に拍車をかけることができます。
目の前からなくしてしまいたいものから、覚えておきたいものまで、なんでもEvernote に任せられるというのは、考えてみるとすごいですね。
今年の情報整理は今年中に片付けてしまい、2011年をスッキリとしてスタートさせましょう！
今週の本
去年海外出張をした際には、そのたびに iPhone を利用することができなくてまるで脳の半分を持ち去られたみたいな感覚がしたものでした。今年はソフトバンクの海外パケット放題サービスを必要に応じて使うことで、やはり出先でこそ iPhone は便利だということをかみしめています。
もうiPhone なしには同じレベルの生産性を維持できない私ですが、同じレベルの iPhone マスターであるみたいもん！のいしたにまさきさん、ネタフルのコグレマサトさんといっしょにこのたび『できる100ワザiPhone 4』を上梓しました。
iPhone を初めて手にしてから３週間で達人のレベルまで到達しようというコンセプトで、３つのパートにわけてiPhone の使い方からアプリの使いこなし方をご紹介しています。
親戚や友人にもiPhone を利用する人が多くなってきていますが、そんな方にもピッタリの一冊かと思います。本屋で目撃した際にはぜひ手にとってみてください！
この一年、本当に Evernote といっしょに成長してきた気がしますが、まだまだお楽しみはこれからです。
先日サンフランシスコに行った際に Evernote を訪問したら、2011 年にも面白い機能や連携サービスがたくさん準備されていると社長の Phil からうかがうことができました。
日本でのユーザー数も100万人間近！ 来年も、Evernote で情報整理を加速させましょう！
▼堀 E. 正岳：
Evernoteエバンジェリスト。「Evernoteハンドブック」の執筆や「Evernote日本語掲示板」のモデレータを通して、愛してやまないEvernoteの育て方を伝道中。Lifehacking.jp主宰。