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毎朝、タスクリストにならんだタスクをざっと眺めたうえで仕事を始めるわけですが、その際に、締め切りが迫っているものは優先して手をつけるにしても、それ以外のタスクの着手順序については、自分の「気まぐれ」に任されているのではないでしょうか。
自分の仕事を振り返ってみると、どのタスクを選ぶかについては、以下のような傾向があるようです。
- すぐに終わりそうなタスクを先にやろうとする
- 時間がかかりそうなタスクは後でやろうとする
よほど好きだったり楽しかったりする仕事でない限りは、上記の基準が適用されるようです。
おそらく、
- 少しでも早く、少しでも多くの仕事を消化したい
という気持ちがあるためだと考えられます。言うまでもなく、このやり方を繰り返していると、いずれ「時間がかかりそうなタスク」ばかりが積み残されることになります。
時間とともに疲れが出てくることを考えると、疲れ切った夜になって、こういった重いタスクばかりが残っていれば、大変残念な決断をつきつけられることになりかねません。
では、どうするか？
このような事態を招かないようにするためには、そもそも「時間がかかりそうなタスク」というものをタスクリストに入れないことだと思います。
言い換えれば、締め切りを無視すれば、どのタスクも「今すぐに取りかかりたい」と思えるように、タスクの“粒”をそろえておくわけです。
迷いを減らすために
お歳暮などでもらう、いかにも高級そうなお菓子の詰め合わせに似ているかもしれません。
中身はいろいろな種類のクッキーやチョコレートが入っているわけですが、いろいろなサイズがあれば、どれから食べるかを迷ってしまうでしょう。おいしそうなクッキーを先に食べてしまうと、後にはあまり気の進まないものが残ったりして、気にし始めるとどこまでも気になるものです。
もし、中身がすべて同じ種類・大きさのクッキーであれば、何の迷いもなく手を付けることができるでしょう。
仕事においても、サッと手を付けることができるタスクがある一方で、ある程度の気合いを入れたり覚悟を決めたりしなければ取りかかれないタスクがあります。
後者のようなタスクは、迷いを生み出す「詰め合わせ」状態を形成してしまいますから、可能な限り、そこから受けるプレッシャーをそろえておくことです。
例えば、「プレゼン資料を作る」というタスクであれば、
- アウトラインを作るだけ
- 書き出し部分をサッと書くだけ
- 関連資料をそろえるだけ
- 1ページ作るだけ
という、明らかにすぐに終わるくらいのパーツとして切り出しておくことで、ほかのちょっとしたタスク（伝票を起こす、事務的なメールの返信をする、など）とサイズをそろえることになりますから、さほど迷うことがなくなるはずです。
しかも、単に「プレゼン資料を作る」という大きなカタマリとして捉えていた時よりも、パーツに分解することによって、パーツの数だけ
「終わった！」
という達成感が得られることになり、勢いに乗って次の仕事にも取りかかりやすくなります。
逆に、大きなカタマリのままでは、それを何とか終えられたとしても
「ふぅ～、やっと終わった・・・」
という疲労感で、しばらく動けなくなる、あるいは「やる気」の回復に時間がかかるのではないでしょうか。
