前回は、これまでにご紹介しているタスクシュートを使ったタスク管理が20年間続いている理由をご紹介しました。
要約すれば、ツールにできることは徹底的にツールに移管してしまうことで、後に残った、人にしかできないことにリソースを集中するモードに自然と、そして気づかないうちに追い込まれるから、ということになります。
自らの意志でこのモードを作り出そうとすると、どうしても「ラクに過ごしたい」という自然の欲求に反することになり、抵抗にあいます。だからこそ「自然と追い込まれる」ようにするわけです。
なぜタスクシュートがそのような効用をもたらすことができるのか。
結論から先にいえば、タスクシュートは人が時間に対して抱いている誤った認識を改める役割を担っているから、ということになります。
今回は、この点を掘り下げてみます。
1．タスクリストは自分が起こした時間請求書
日々のタスクリストは、「今日中にこれを終わらせる」という意志を目に見える形にしたものといえます。言い換えれば、その日一日をどのように使うかの明細を記した請求書、といえるでしょう。
請求書である限りは、“支払期限”があるはずです。数字が請求書と一致しているのはもちろん、期限内にきちんと支払われる必要があるわけです。
そうなると、どれだけの時間が必要になるのかを早い段階で知らなければなりません。
タスクシュートでは、常に現時点での終了予定時刻がわかるようになっていますが、これによって、否が応でも“支払期限”に意識が向きます。
2．「とりあえず後でやろう」が通らない
予定していたことが履行できないと分かったとき、人が取る行動は翌日（以降）への先送りです。その際、次のような未来の自分への誓いを伴います。
- 今は手が離せないので、また後にしよう
- 今日は無理なので、明日以降に回そう
- 今の彼は忙しそうなので、改めて相談しよう
でも、いずれも期限が明確ではありませんから、期限が明確な他の予定があれば、それによって押し流されてしまうでしょう。最悪なのは「時間のあるときに」という条件付きの先送りです。
これは、未来の自分に対して、「時間がなかったから（できなくても）仕方がない」という言い訳のための好材料を提供しているようなものです。
代わりにすべきことは、先送りをするにしても、具体的にいつまでに終えるのかをはっきりさせることです。先の例でいえば、次のような具合です。
- 今は手が離せないので、ランチ後の13時から15分だけ時間をとって取り組もう
- 明後日の午後に2時間の空きがあるのでここで対応しよう
- 金曜日の会議後に捕まえて5分だけ相談しよう
いずれも、未来の自分に対する明確な指示出しになっていることに気づくはずです。
タスクシュートを使うことのメリットは、新しくタスクを追加する際には必ず所要時間もセットで考えるというクセが身につくことです。
もちろん、所要時間を入れずに済ますこともできますが、そうなると「終了予定時刻」が現実とかけ離れた（＝かかるはずの時間が加味されていない）ものになってしまいます。これが抑止力となって、つまり、タスクシュートを現実と一致させることで得られる安心感を得たいがために、所要時間の見積もりが後押しされるわけです。
「後でやろう」とは、今すべきことを未来の自分に押し付ける行為ですから、何も考えずに何でもかんでも押し付ければ、未来の自分から恨まれることになるでしょう。すなわち、後悔を招くことになるのです。
この後悔を予防したければ、やむを得ず後回しをする場合でも、少しでも未来の自分が楽になるような後回しの仕方を考えることです。具体的にいつまでに終えるのかを決めてしまうことはその1つです。
まとめると、タスクシュートを使うことによって自然と次の3つを明らかにするクセがつきます。
- 1．いつやるのか？（未来の時間に空き枠はあるか？）
- 2．どれぐらいの時間をかけるのか？（未来の空き枠に収まるか？）
- 3．それによって他の仕事に支障は出ないのか？（その空き枠を埋めてしまっても大丈夫か？）
これは、コンテナに荷物を積み込む作業に似ています。「今日」というコンテナがいっぱいになったので、「明日」というコンテナに積み込むわけですが、そのためには「明日」のコンテナにすでに入っている荷物の量と、「明日」のコンテナにこれから積み込まれるであろう荷物の量とを勘案する必要があります。
その時に役に立つのが“荷物”のサイズにあたる所要時間なのです。
3．「滑走路」が見える
「明日」のコンテナの話にも重なりますが、一日をコンテナに見立てたとき、例えば向こう1週間、すなわち7つのコンテナがどれだけ埋まっているのかを把握できていれば、今日は無理をしてでも「その日に予定した仕事」を終えるべきか、逆に明日に回して今日は英気を養うかを判断する上での材料となるはずです。
残りタスクのボリュームが常に見えていることによって、“着地”までの見通しが立ちやすくなるわけです。
» 連載記事一覧
タスクシュート方式でタスク管理ができるツール
- TaskChute（Windows＋Excel）
- たすくま（iPhoneアプリ）
- TaskChute Cloud（ウェブブラウザ）
参考文献：
今回コンテナの喩えを出しましたが、佐々木正悟さんが「箱」という喩えで同じことを解説しているのが以下の本です。
一日を一つの「箱」として捉え、「箱」に入れた仕事を毎日確実に終えるための考え方とやり方が紹介されています。
以下は紹介されているトピックの一部です。
- 時間をお金のように考えるとは？
- 細かな時間の量を見積もることが有効な理由
- 仕事にかかる時間を見積もるためのコツ
- 長期のプロジェクトをどのように箱詰めするか？
- デッドラインから逆算する方法ではうまくいかない理由
- 箱の中身を空にできないのはなぜか？
- 根性では仕事は終わらない
- 見通しが立たない仕事の進め方
