ふと気づいたとき、それまで何をしていたのかをきちんと説明することができない。
サボっていたわけではないものの、自信をもって「仕事をした」といえるほどでもない。
かといって「ダラダラしていた」と記録に残すのは少し違う気がする。
では、どうすればいいか？
時間をどのように使ったのかを“色分け”しておく
僕は「使途不明時間」が発生したら、その時間については「アイドリング」というタスク名で実績記録を残すようにしています。
アイドリングとは、「アイドリングストップ」という言葉でおなじみの、いわば「カラ運転」。
とはいえ、「この15分間はアイドリングではありつつも、必要な休息だった」と感じることもあるでしょう。
このような場合は「アイドリング」ではなく「休憩」という名前で残します。
「アイドリング」にしろ「休憩」にしろ、その時間は仕事を進めるために使えなかったという意味では同じことのように思われるかもしれません。
それでも、その時々で適切と思える“ラベル”をつけておくかで、後から役に立つことがあります。
この記録を読み返すことで、以下のような情報が読み取れるからです。
- 「アイドリング」が発生する時間帯は？
- 「アイドリング」が発生する前後のタスクは？
- 「休憩」が発生する時間帯は？
- 「休憩」が発生する前後のタスクは？
つまり、自分の「時間の使い方」の傾向が掴めるわけです。
傾向がわかれば、対策が立てられます。
例えば、ミーティングの直後にアイドリングや休憩が発生しやすい、ということが分かれば、
あらかじめミーティングの後に休憩時間を予定しておく、あるいは頭を使わなくても勧められるような「書類整理」などのタスクを予定しておく、
といった対策が考えられます。
また、「アイドリング」でも「休憩」でもしっくり来ないというときもあるので、「気分転換」というラベルも用意しています。
あまり増やすと、迷う時間が増えるので、せいぜいこの３択くらいがおすすめです。
判定の流れとしては以下のような感じです。
- 使途不明時間が発生！
↓ - 休憩？（次の作業に取りかかる英気が養えたなら）
↓ - 気分転換？（休めてはいないが何か刺激は得られたなら）
↓ - アイドリング（上記いずれにも当てはまらないなら）
さらに、以下のように補足説明をつけておくと、後で記録を読み返したときに今後の対策を考えるうえで参考になります。
- 休憩（コーヒーを飲みつつ、背もたれに身を預けていた）
- 気分転換（同僚のＨさんと立ち話）
- アイドリング（ネットをだらだら見続けてしまった）