Toodledoの使い方　第19回　GTD的にToodledoを使うー収集～整理の流れ

13年前

つい先日、でっかいタスクが終了しました。

もうすぐ発売の2冊目の著書『新時代のワークスタイルクラウド「超」活用術』の全作業が完了したため、親タスクである『iPhone超仕事術執筆』というタスクについにチェックを入れることができました（はじめはiPhone本の予定でしたが気がつくとクラウドメインになっていました^^）。

要した期間は2月14日（1章の書き始めがこの辺だった）からなので、実に8ヶ月と16日。編集さんもよく許してくれた物だと本当に申し訳なく思っている次第です・・。

流石に8ヶ月越しのタスクを完了させる時には少し手が震えましたが、なんだか憑きものが落ちたような晴れやかな気分です。

ということで、「GTD的にToodledoを使う」の2回目をスタートしたいと思います！

概要と概念
収集～整理の流れ←今ここ
レビュー＆実行

今回はGTDのワークフローにおける収集、処理、整理の流れを実際にToodledoを使いながら説明したいと思います。

■収集の第一歩はInboxの把握

GTDの「収集」工程は自分に集まってくる情報を貯めておくINBOXを設置・把握するところからスタートします。例えば、電子メール、携帯メール、手書きのメモ、TwitterやFacebookのメッセージなどなど、いろいろな所に“気になること”や“やるべきこと”が集まっているはずです。Inboxが把握できれば、そこに逐次情報を「収集」し、定期的に「処理」「整理」を行うことになります。

Inboxという言葉が聞き慣れない方もいらっしゃると思いますが、電子メールにおける未整理の受信箱を思い浮かべてもらえれば良いと思います。確かに自分宛には届いているのだけど、メールマガジンと社内会議の開催通知、客先から送られてきた大切な資料などがごっちゃになっていてはメールに対するアクションが取りづらいことは感覚的にはご理解頂けるのではないかと思います。

INBOXの数が多くなるほど後の処理のステップが煩雑になりますので、なるべく少なくなるように情報を集約させる工夫をすると良いでしょう。例えば、手書きのメモもデジタルメモも一端全てEVERNOTEに放り込んで、「処理」「整理」はEVERNOTEのInbox上で行うといった取り組みは非常に重要となります。

■脳の中にだけある情報を引き出す

ただ、明確に形となってInboxに集まってくる情報だけであれば「収集」という工程に苦労はないのですが、残念ながら頭の中にだけある“気になること”や“やるべきこと”というのも当然存在します。こういった事柄をやるべき時に適切に思い出されば良いのですが、「あ、あれやろうと思ってたのに忘れてたよ。」といったやり漏れは往々にして起こってしまうものなのです。

そういった「頭の中だけにあって書き出されていない情報」については、これを引っ張り出す作業が必要となります。私は罫線のMoleskineに対して自分の頭の中にある事柄を書き出す作業を最低週に1度は行っています。

この頭の中にある情報を引っ張り出す作業を行うときには「トリガーリスト」と呼ばれる自分への質問集を作成しておくとスムーズに書き出しを行う事ができます。参考までに私が使用しているトリガーリストを公開しておきます（ちなみに、このトリガーリストは東京ライフハック研究会タスク管理分科会の面々が作成したものをベースにしています）。