読み手の負担を最小化するメールの書き方

Tips for Mastering E-mail Overload

受信トレイに山のように届くメールをいかにして効率よくさばくか、という技術的な話はそれこそ山ほどありますが、結局自分一人ががんばっても“山”そのものを動かすことはできません。

そもそも、メールは気安く送ることができるために、コスト負担構造が逆転している、すなわち書き手よりも読み手にとって重荷になっていると、書かれています。

　●メールが登場する以前は、送り手にコストがかかっていた
　●連絡文を書く、切手を貼る、投函する、といった手間、
　●送り先の数に応じて嵩む郵送料、
　●それゆえ、おのずと送り先を厳選していた

そして、

　●メールの登場とともに、これらの送り手のコストが格段に下がり、
　●ちょっとした思いつきや衝動でメールを送れるようになった
　●しかも、一度に数十人の同僚に送り届けることができる
　●自分ができる、ということはみんなも同じことができる、ということ
　●その結果、受信トレイがメールでいっぱいになる

このような大量のメールの大半は自分が読まなくても良いメールだったりします。でも、「読まなくても良い」と判断するのにも、開封して中身をチェックする時間はかかってしまいます。

　●あなたの1分あたりの報酬額はいくらだろうか？
　●年収を120,000（分）で割ってみれば分かる
　●この計算を組織を挙げてやってみると良い

120,000分の根拠は書かれていませんでしたが、年250日、1日あたり8時間働いた場合の総時間と思われます。この1分あたりの自分のコストを知っておくと、そのリアルさが痛感できると思います。

　「スパムメール処理に500円！」
　「電話でのクレーム対応で750円！」

残業代が別途支払われるのならともかく、年俸制の場合や管理職であれば残業や休日出勤をすればするほど、1分あたりのコストは下がっていくことになります。パイは同じままでさらに細かく刻まれることになるからです（仮に1日2時間残業したとすれば、10時間×250日×60分＝150,000分で割ることになるので20％オフ…）。

そこで、読み手のメールコストが安く済む、すなわち

　1．その人にとって必要なメールだけを送るようにする
　2．読み取り時間が短くても済むような書き方をする

といったトレーニングに組織を挙げて取り組もう（Taming e-mail）と提案されています。そのためのメールの書き方が具体例とともに紹介されていますので、いくつかピックアップしてみます。

　

件名は本文を要約したものにする

　　×悪い例

　　○良い例

　

CCで当事者以外も読んでいるメールのやり取りでは、コンテクストを明確にする

　　×悪い例

　　○良い例

　

Toでたくさんの人に送る場合は、本文で一人一人指名する

（原文では「CCで送る場合」としている）

　　×悪い例

　　○良い例

　

Bccを使わず、個別に送る

　　×悪い例

　　○良い例

　

相手にやって欲しいことをメールの末尾にリスト形式で書く

続いて、メールの読み方についても書かれているのですが、長くなりましたので次回に。。

最後に今回取り上げなかったものも含めてまとめておきます。

　●件名は本文を要約したものにする
　●CCで当事者以外も読んでいるメールのやり取りでは、コンテクストを明確にする
　●たくさんの人にCCで送る場合は、本文で一人一人指名する
　●Bccを使わず、個別に送る
　●相手にやって欲しいことをメールの末尾にリスト形式で書く

　●要件が多い場合は要件ごとにメールを分ける
　●確認項目が多い場合は、紙にリストアップして電話で確認する（お互いの時間の節約になる）
　●転送する際は必要部分以外はカットする
　●ミーティングを招集するメールの件名には、日時に加えてその目的も書く
　●一画面に収まる分量にする
　●急ぎの要件は電話する

原文はこちら。