» 【タスク管理】Todoistを導入して、一元化って大切…と嚙み締めた話 – works4Life
こちらのブログは私がずっとウォッチしているブログですが、タスク管理をがっつり扱われるのは、久しぶりです。そうして久しぶりに「タスク管理を一元化することの重要性」を再認識した次第です。
タスク管理をしばらくやっているとどうしても、だんだんタスク管理ツールが｢２元化｣｢３元化｣「４元化」していきます。便利なツールはいろいろありますし、「１元化しきる」ことは決して容易ではないのです。
- 会社ではクラウドが使えない。
- 入力はやっぱり手描きがいい。
- iPhoneでももっと活用したい。
理由はさまざまあるわけですが、「一元化」が容易でないというのは間違いありません。
しかしです。
タスク管理は一元化しよう！
しかしながら、原則的にやはりタスク管理は一元化するべきです。理由は一言で言えます。家計簿を一元化するべきであるのと、同じ理由です。
家計簿を、２つも３つも「分けたい」人はいないでしょう。自分の入出金の出入りといい、自分の全財産といい、一元化されていない家計簿など、冗談のようなものです。
しかし、一元化されていないタスク管理などというのは、もっと冗談のようなものなのです。実は。
そもそも、タスクリストにタスクが書いてあったからといって、タスクが何でもとどこおりなく実行されますか？
重要度が５段階の５どころ、10段階の10。緊急度も「緊急度Ａ」どころか「超超超緊急！」という子どものような表示にしてみても、それでもやらないタスクがあったりします。
いつも使っているタスクリストにそれがあってもやらないのに、他のタスクリストにあったら、決して実行されないでしょう。
それなのにタスクリストを２つも３つも、プロジェクト管理だとか、プライベート専用だとか、アナログだとか、チーム共有用だとかいって分けてみたら、何かいいことがあるかと言ったら、何もいいことはないのです。
言うまでもなく、スマホでも扱いたい、プロジェクトだけを扱いたい、紙も使いたい、チームで共有しなければならない、などなどの希望は当然であり自然です。それができれば、常にそうした方がいいでしょう。
ですが、１元化という原則は、それらの要求以上に大事です。
完全に満たすべき２つの条件
特にタスク管理が実を上げるには、最低でも次の２条件を完全に満たす必要があります。
- 行動の記録については可能な限りすべての活動を網羅していること
- 「タスクリストを確認する」という行為によって、必要な行為を実行できる保証が得られること
１と２を保証するには、タスクリストが２つ以上あってはならないのです。
この２条件が完全に満たされたとき、タスク管理を行っていることと、行っていないことの間の差が、ハッキリします。
まず１で、全行動が記録されることによって、全行動がある意味で「救い出される」のです。どんなに無駄な時間を過ごしてしまったように思っても、それが記録に残ることで、記録にまったく残らなかった場合よりは、はるかに有意義なものになります。
いちばん分かりやすく言えば、ムダな行動だと後から記録によってわかれば、その行動を今後とらないようにしたり、減らそうとすることが可能になります。
そして２によって、自分がこれからとる行動のことを、覚えておく必要もなくなれば、思い出す必要もなくなり、忘れているかもしれないと後から不安に思うこともなくなります。
これによるストレス解放がどのくらいものであるかは、タスク管理するまでは、理解できません。ふだんからあって当然のストレスがとつぜんなくなってしまう開放感は、なくなってみてはじめてその苦痛が理解できる類のものだからです。
そしてこの開放感は、タスク管理リストが２つになったら、もう得られなくなってしまうのです。