一日を複数のセクションに分ける効用

カテゴリー: タスクシュート時間術

10年前

一日という時間は長いようでいて短く、短いようでいてけっこう長いものです。やりたいことを満足いくまでやろうとすると足が出ますが、満足のいく過ごし方をしようとすると手に余るのです。

かくして毎日意図せずして時間を無駄にしてしまいます。

これを防ぐための方法が「一日を複数のセクションに分ける」です。

分けてみて初めて使いみちが分かる

肉でも魚でも木材でも、その切り分け方を間違えると無駄になります。

目的をもって意図的に切り分けているからこそ、それぞれの“切り身”が活きてきます。

１日という時間についても同じことがいえます。

たとえば、

「今日はアポがなく、終日デスクワークの予定だから、仕事をガシガシ進めよう」

という日であっても、実際には思ったほど「ガシガシ」進まないものです。

「今日は終日デスクワークだ」という認識が強すぎるために、実際以上に時間がたくさんあるような錯覚にとらわれて、結果的に無駄なことに時間を費やしてしますのです。

ウサギとカメの競争における、ウサギの昼寝のようなものです。

「一日」という尺が長すぎるために、正しくとらえられないわけです。

そこで、目的に応じて切り分けます。

分け方は記録が教えてくれる

では、どのように分ければいいか？

まず、うまくいかない分け方の事例をご紹介します。

» プロフェッショナルの条件―いかに成果をあげ、成長するか

ある会社の会長は、時間を大きく三つに分けていると自分では思っていた。

三分の一は幹部との時間、あとの三分の一は大切な客との時間、残り三分の一は地域活動のための時間だった。

六週間にわたって記録をつけてもらつたところ、これら三つの活動のいずれに対しても、ほとんど時間を使っていないことがわかった。それらは、割くべきであると考えられていた時間にすぎなかった。例によって都合のよい記憶なるものが、実際にそれらの仕事に時間を使っているように思い込ませていたのだった。

たとえばこの人は、かなりの時間を、友人の顧客からの注文に早く応えるよう工場に催促の電話をすることに使っていた。しかも、注文はいつも円滑に処理されており、彼の干渉はむしろ注文を遅らせる原因になっていた。

ここから分かることは、時間にかんする記憶はあてにならない、ということです。

記憶があてにならないなら、記録をとるしかありません。実際に何時から何分かけて何をやっているのか。これを仕事を始めてから終えるまでもれなく記録します。

記録することで、自分の時間の使い方をあとから辿ることができます。

「このあたりで区切りをつけられそうだ」というキリのよい切れ目を見つけるのも容易でしょう。

少なくとも記憶と想像に頼るよりは信頼のおけるキレの良い切れ目が見つかるはずです。

すべての時間に名前をつける

切れ目に沿って一日をいくつかのセクションに分けることができたら、それぞれのセクションに名前をつけます。

名前をつけることで、それぞれのセクションをどのように過ごせばいいのかが明確になるからです。

たとえば、以下のようにです。

» １日１０分であらゆる問題がスッキリする「ひとり会議」の教科書

この作業でとても重要なのは、「あなた」の視点でやらず、「あなたのマネージャー、または秘書」になったつもりでおこなうということです。

マネージャー「○○さん（あなたのお名前）、本日この時間はこのように会議が入っておりますので、よろしくお願いします」
自分「うん、了解」
マネージャー「会議のあと10分くらい休んでいただいたあと、すぐランチです。○○さんとです」
自分「おお○○さん、楽しみ」
マネージャー「ただランチが終わったら、すぐ3時間ぶっ通しで作業していただくことになります。さらにその後、打ち合わせが2件入っています」
自分「きびしいな。なんとかならないかな」
マネージャー「そのかわり打ち合わせが早く終われば、夜8時にはあがっていただけます。今夜は彼女を誘って焼き肉でも食べにいきますか」
自分「オッケーいいよ、それならいける」

こんなふうに、2人称の立場で、実際に動くあなたのご機嫌を取りつつ、合意を取っていく感じです。

すべての時間に、○○をする時間、○○をする時間と名前をつけていきます。ぼんやりする時間も、ちょっとしたすきまの時間も、名前をつけてスケジュール帳に書き込んでおきま
す。

そして大切なのは、一度名前をつけたらその時間がくるまで、そのことを忘れてしまうことです。