Toodledoの使い方　第９回　フィルタリング機能で不要なタスクを消しこむ

前回は表の内容をカスタマイズする方法について取り上げました。

あなた好みの表を作ることができればToodledoでのタスク管理はかなり快適なものになりますが、今回紹介する「フィルタリング」機能を用いることでその快適度をさらに引き上げることができます。

今回はこのフィルタリング機能を完全図解してみたいと思います！

今取り組むべきタスクに集中する

個人的に、フィルタリングの機能で最も有用だと思うのがこれから紹介する「タスクの状態」によるフィルタリングです。このフィルタリングを駆使することで、不要なタスクを消し込み今集中すべきタスクに集中することが可能となります。

Recently Completed Tasks

最近完了したタスクを表示する設定項目です。チェックを入れることで最近完了したタスクを表示することができます。１日分のタスクリストを抽出したときなどに、完了したタスクが見えているほうが達成感を感じられてやる気が出る人はチェックを入れておくとよいでしょう。

Future Tasks

StartDate（開始日、着手日）が「Tommorow」以降のタスクの表示非表示にするフィルタです。チェックを入れることで「Tommorow」以降のタスクを表示することができます。

私の場合は締め切りに限らず「次にやること」だと思ったタスクに星をつけ「Stared」ビューを「次にやることリスト」として利用しています。毎日やるルーチンタスクにチェックを入れた場合、開始日/締切日が「Tommorow」になって再度タスクが「次にやることリスト」に復活してしまうのですが、この「Future Tasks」でフィルタリングしておけば、こういったタスクをリストに表示せずにおくことができます。

Deferred Tasks

「Status」で保留タスクに相当するDelegated, Waiting, Hold, Postponed, Someday, Canceled, Referenceが設定されたタスクの表示非表示を設定するフィルタです。タスク管理を行う上ではこういったステータスのタスクも見えたほうがよいのですが、タスク実行の際にはこういったタスクは必要ありませんので、このフィルタを使って消し込むとよいでしょう。

Subtaskの表示を切り替える

フィルタ機能からSubtaskの表示形式も切り換えることが可能です。
（※Subtaskは有料会員にのみ提供される機能となります）

Inline

Inlineはサブタスクを親タスクと同列に並べる機能です。管理上親タスクで括っているだけで、実際は実行のタイミングが異なるようなサブタスクの使い方を行っている場合はこの表示形式が便利です。

Hidden

Hiddenはサブタスクを非表示にしてしまうフィルタリングです。次に紹介するIndentとワンクリックで切り換えることができるため、イメージとしては”折りたたまれている状態”とお考えいただければと思います。（Indentが”開かれている状態”）

Indent

Indentは親タスクの下にインデントされた形でサブタスクが並ぶ表示形式です。おそらく最もサブタスクのイメージにしっくりくる表示形式なのではないかと思います。先ほどのHidenと合わせて、サブタスクを実行するまではHiddenで隠しておき、いざ実行のタイミングになればIndentに設定するとよいでしょう。

 ContextやTagでフィルタリングする

 ContextやTagをそれなりに使っている人であれば特定のContextやTagのみ表示したいという場合があるのではないでしょうか。例えば複数プロジェクトに存在する「資料作成」タグだけを洗い出したい、「a.朝（6:00-9:00）」「b.午前(9:00-12:00)」のコンテキストが設定されたタスクだけを表示したい・・などです。

 

Context

画面に表示するタスクを特定のContextに絞り込む表示形式です。私の場合はコンテキストを「時間帯」と「大まかな場所」（その日のどこかでやる特定の実行タイミングを決めていないタスク、自宅/オフィス/移動中/外出先の４つのみ設定）で区切っており、朝家を出るまでは「a.朝（6:00-9:00）」と「自宅」の２つのコンテキストだけを表示します。

タスクを管理する時には１日の全体を見渡すためにすべてのContextを表示し、今やるべきことに集中したいときにはその時間帯、その場所のコンテキストだけに絞り込むなどの使い分けを行うとよいでしょう。

Tag

特定のTagが設定されたタスクだけを表示する表示項目です。プロジェクト横断で特定の作業を抜き出したり、プロジェクト内でイベントやマイルストンごとにタスクを洗い出すなどの用途に用いるとよいでしょう。

最後に

今回は「フィルタリング」機能について取り上げました。フィルタリングを駆使することで、画面に表示するタスクを自在にコントロールできるようになりますので、タスクの粒度が細かく１日あたりの実行タスク量が多くなりがちな人はぜひこの機能をマスターしていただければと思います。

▼今週の一冊：

倉下さんの４冊目の本を献本いただきました。これまでR-Styleやシゴタノ！で紹介されてきたクラシタ流手帳術・ノート術が余すことなく紹介されており、個人的にはとても楽しんで読むことができました。

自分のBLOGにも読んで感じたこととして書いたのですが、個人的には倉下さんが実際にノートにどのように記録を残しているのかが実例付きで紹介されていたところが本当に参考になりました。

他人のノートをのぞき見る機会なんてほとんどありませんから、こういうノート術の達人のノートが大公開されている本はかなり貴重な資料になるのではないかと思います。

倉下さんファンはもちろん、ご自身の手帳術・ノート術をさらにバージョンアップさせたいとお考えの猛者の皆様にも確実に収穫がある、買って損なしというかむしろ得しかない一冊になっていますので、ぜひお手に取ってみていただければと思います。

　

▼北真也：
仕事術をもっとカジュアルに！　わかりやすさ重視の「ビギナーズ・ハック」をお届け。Blog「Hacks for Creative Life!」と勉強会「東京ライフハック研究会」主宰。