Toodledoの使い方　第６回　デジタルならではの入力方式をフル活用する

タスク管理ツールで最初にしなければならないのはタスクの入力です。

タスク入力の方法に関しても、Toodledoはやはり多機能です。いろいろな入力方法に対応しているということです。

紙などアナログなタスク管理方法に対する大きなアドバンテージの１つが、多種多様な入力方式にあります。Toodledoはそのアドバンテージを余すところなく発揮してくれています。

タスク入力画面

まずは基本的なタスク入力の画面です。残念ながらこれを見ただけでいやになってしまう人もいそうです。多機能はこの辺が諸刃なのです。慣れてしまえばどうと言うことはないのですが、慣れないとこの画面を見ただけでむしろ不便そうに見えてしまうでしょう。ましてメニューは英語です。

しかし、全部の項目を入力する必要はないのですから、この辺で嫌気がさしてしまってはもったいないと言えます。

タスク管理ツールを使うことは、「入力した項目といつ・どのように再会したいか?」を念頭に置くことです。

したがって「開始日」や「締切日」などの「日付属性」をどう持たせるかは必ず考えた方がいいですし、どちらかは利用した方がいいでしょう。入力したタスクを、少なくとも何日には見たいか？

次にスターの利用を考えます。なんだかんだと言って、★一個つけておけばあとで探し出せるというのは便利なものです。タスク名の検索ができますので、それを使えばタスクはたいてい探せますが、★がついているタスクを抽出する方が手軽です。

他にもフォルダやコンテクスト、さらにはタグなどの属性があります。最初から欲張って全部を使い尽くさなくていいので、気楽に行きましょう。あればあとで使いたい時に使える。それが多機能であることの良さなのです。

クイック入力

クイック入力は大事です。特にToodledoのような多機能ツールを使う際には大事です。クイック入力とは、タスク名だけを入力する方式です。

他のフォルダ、コンテクスト、締切日などの項目は、事前に設定しておいた通りに入力されます。この「事前の設定」をする手順は次の通りです。

まずToodledo画面右上にある「Settings」をクリック。

次に現れる画面のTasksの中に New Task Defaultsというのがあります。ここの項目をいじるわけです。勘のいい人は英語が読めなくてもこの画面を見て初期設定できそうだとわかるでしょう。editをクリックしてみましょう。

なお、すぐ下にemailかTwitterでもタスクが追加できるとあります。ここの説明は今回は省略させていただきます。

このような画面が現れます。ここで初期のタスクの値を決めることができるわけです。

私は初期設定値として次のように決めております。

スター　　　：なし
フォルダ　　：なし
コンテクスト：B=6-8
開始日時　　：なし
締切日　　　：今日
繰り返し　　：なし
見積もり時間：1分
タグ　　　　：なし
アラーム　　：なし

これらの初期設定値がメール経由、またはTwitter経由でも適応されることにチェックを入れてあります。

複数一括入力

慣れてくると非常に便利で使い込むことになるはずなのがこれです。図の通りAdd multiple tasksから一括でタスクを入力することができます。

一括で入力するのはタスク名であって、名前以外の項目はすべて同じになります。したがって、他の項目はすべて同じでかまわないようなタスクをまとめて入力したいと思った時に使います。

タスクの複製

厳密には複製と入力は別ですが、タスクを複製して追加したいと思うことは多いものです。これは省入力と言ってもいいでしょう。

これをよく使うのは、一日のうちに２回以上同じタスクをやりたいと、すでにタスク入力してしまってから思った場合などです。

たとえば「メールチェック」というタスクを用意したものの、朝のうちにメールチェックが終わらなそうなので、もう一度夕方にメールのチェックがしたいと思った場合などに重宝します。

この問題は「タスクの繰り返し設定」と関係してくるのですが、リピートまで今回一気に紹介するとエントリがバカ長くなってしまうので、別の回に送ることにしましょう。

まずタスクをToodledoに入れて、それから整理する

タスクの入力というのは基本的な事柄ですが、これを省入力でどんどん追加するということはとても大事です。

タスク管理ツールがうまく使えない人というのは、タスク管理ツールに行動を預けてしまうということがなかなかできません。おそらく不安なのでしょう。

結局一部のタスクはツールにあるものの、別のタスクは頭の中にとどまっていて、思い出して実行したりするのです。それではタスク管理ツールの威力が半減してしまいます。

やるべきことをことごとく入れてもタスクを実行できるかどうか不安だ、と言う人もいますが、それは頭に抱えていても同じです。頭で覚えておけばやれるが、Toodledoに入れるとできなくなるなどということはあり得ません。

むしろToodledoにすべていったん入力し、それからタスクの処理日を割り振ったり、整理したり、スターをつけたりして調整していくべきでしょう。

入力　→　整理

というパターンを確立してしまえば、それだけでもずいぶん精神的に楽になれます。