※以下はEC studioさんのサービス「ChatWork」のレビュー記事です。全文はこちらよりお読みいただけます。
独立して今年で10年目になりますが、今やネットにさえ接続できればどこにいても仕事ができるようになっています。
コミュニケーションはメールとチャットとSkype通話でおこなうのが当たり前になり、電話はよほど緊急のことがない限りは使わなくなりました。
とはいえ、これらのツールそれぞれに次のような課題があります。
1. メール： どんどん届くので整理（仕分けと優先順位付け）に時間と手間がかかる
まず、メールは、今でこそフィルタ（自動振り分け機能）によって定型的な整理については自動化することができていますが、それでも目視でチェックをしたうえで該当するラベルを付与（あるいはフォルダに振り分け）したり、必要な人に転送したりするなどの手間がかかります。
複数の案件を抱えている人にとっては、メールが届くたびに「このメールはＡの案件、こっちのメールはＢの案件」という具合に、小刻みに頭の切り替えを強要されることになります。
中には仕事に関係のないメールも含まれていますから、そういったメールは排除する必要があります。
このようにメール処理は簡単にできるようでいて、実はきわめて神経を使う作業なのです。
2. チャット： 予告なく割り込まれるうえに、話を切り上げるタイミングが難しい
次に、チャットは、電話とメールの中間に位置するコミュニケーションツールです。「すぐに連絡がつく」「すぐに返事がもらえる」ということで話しかける側には好都合ですが、話しかけられる側にとっては何の前触れもなく割り込まれることになりますから、はなはだ迷惑でしょう。
用件のみで終わればいいですが、雑談などが始まろうものなら、気の弱い人はどこで話を切り上げるかで悩んでしまうかもしれません。
メールと同様、複数の案件についてやり取りをしていると、情報が混在し、後からログを探すときに苦労することになるでしょう。
3. Skype通話： 距離をなくす一方で、電話と同様にお互いの時間を占有するので習熟が必要
最後に、Skype通話は、本質的には電話と同じくお互いの時間を占有するツールですから、うまく活用するうえではルールやトレーニングが欠かせません。
例えば、相手に自分のPCの画面を見せる「画面共有機能」を駆使したり、チャットを併用して議事録を取りながら話を進めるなど、ある程度の習熟が必要です。Skypeさえあれば仕事が効率よく片付くわけではないのです。
チャットワークを使ってわかったこと
以上のような課題を抱えつつも、それなりに日々の仕事をおこなっています。
そんな中で、今回チャットワークを2週間ほど、実際の仕事の中で使ってみました。一緒に仕事をしているメンバーにも可能な限りチャットワークを使ってもらうようにお願いし、メールをもらってもチャットワークで返信することもありました。
いずれも本稿執筆時点ですが、僕自身はもとより参加メンバーも大半がチャットワークでの仕事の進め方になじんできており、試用といわず今後も使い続けそうです。
チャットワークを18日間使ってみてわかったこと
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