たとえば、11-13という「セクション」は、午前11時から13時という意味で、そこでやるタスクを毎日リストアップして、２時間以内にやることに決めているのです。
私はこのようなセクションをまず設定し、その上で最初は、「セクション」ごとに何をしていたかの記録をとることが役に立つと思っています。
何をしたかというのは多種多様なワークログになるでしょう。それをさらに３つのタイプに分別します。
- 割り込みタスク
- 計画タスク
- それ以外
の３種です。
割り込みタスクの入らないセクションを「作る」
仕事の予定をいくら組んでも割り込みが入る、という“苦情”があります。
これはしかし、当然です。
この世に、何かに割り込まれない人というのは、いるでしょうか？ いるとすれば、小国の独裁者くらいのものではないでしょうか。
割り込まれない前提で仕事をするというのは、ユートピアで仕事をしようというようなものです。もちろん、ピカソくらいになれば、あるいは仕事を始めたら、誰も割り込まないようにしてくれるかもしれませんが、彼は子供をだまして家から閉め出し、それから絵に没頭したというエピソードもあるくらいです。
つまり、ピカソであっても「子供には」割り込まれるということです。まして私のようなレベルの人間なら、ありとあらゆる人に割り込まれるに決まっています。人に割り込まれなくても病気が割り込むし、病気が割り込まなくても天気が割り込むでしょう。
時間管理とは一面「割り込まれない時間探し」からはじまるものです。
その第一歩となる「記録」において、どの時間帯は「確実に割り込まれる」か、そして「割り込まれない時間帯」というのがあるとすれば何時頃なのかを、知ること。
私自身については、11-13時は確実に割り込まれうるし、14-17時も割り込まれるとわかっていますから、
- 9:30-11:00
- 17:00-1750
この２つの時間帯の「混雑ぶり」がはなはだしく、ここで１日の生産性の95％が決まるのが現状です。日によってはこれよりも短くなりますが、いずれにしても「自分の仕事を確実に進められるのは、１日２時間」なのです。後は割り込まれながらダラダラと進める６時間がある程度です。
ポイントは「１日２時間」にあるとは思いません。ポイントはその「２時間」の「セクション」を知ることであり、その「セクション」で自分がどうしても進めなければならない仕事を、進めてしまえるかどうかにあります。
たとえば、次のようにできれば、仕事の約束はいい線まで持っていけます。
- 9:30-11:00 書籍原稿１つ（これを90日繰り返せば１冊）
- 9:30-11:00 連載原稿１つ（これを２日繰り返せば週１の原稿が上がる）
- 17:00-1750 連載原稿１つ（これを２日繰り返せば週１の原稿が上がる）
つまり、２時間で３つの仕事を進められます。もちろんこれだけではどうしようもありません。もしこれだけだと、ブログはゼロになり、メールに返事もできなくなり、セミナーも主催できず、税理関係の書類はすべてが滞るし、うち合わせもいっさいできないことになります。
それに上の仕事内容ですと、結局週に２本の連載と、４ヶ月で１冊の書籍というていたらくなので、月収26万円が良いところでしょう。自分１人が生きていくのがやっとで、家族を養うなどもってのほかかと思います。
とは言え、とことん割り込みのないセクションを「ただ探す」からこうなのであり、他にも「割り込まれないセクションを作る」とか「比較的割り込まれにくいセクションを使う」という方法はあるのです。それが時間管理というものです。
人がなぜ残業するか、これでわかりやすくなると思います。残業時は、「比較的割り込みの少ないセクション」だからです。またなぜ早起きしたくなるか、これも同じ理由で、「自分のために時間が使えるセクション」を作りだすためです。
「割り込まれないセクション」を誰だって必死に探しているわけです。なぜならそれしか仕事の進む時間帯などないからです。