いろいろなWebページを見て「これはいい」とか「あとで読もう」というものがあれば、はてなブックマークなどのソーシャルブックマークサービスにクリップしていきます。
クリップするときに、タグを付けたりコメント欄に自分でメモを残したり、文中の大事な部分をコピペするわけですが、特にはてなブックマークの場合はコメントが100文字までのため、限界があります。
クリップした時には鮮明に思い描いていた意図やアイデアや目的が、あとで見返した時にはすっかり色あせていたり忘れていたりして、「どうしてクリップしたんだっけ？」という疑問に悩むことがあります。
僕自身は、クリップする情報は、
1．ブログネタ：自分のブログで取り上げて掘り下げてみたい
2．タスク ：同じことを自分もやってみたい
3．ネタ ：人に見せたい、あるいは自分でもまた見たいので保存しておきたい
4．なんとなく：特にどうこうするつもりはないが、気になるので取っておきたい
という4つくらいに分類できるのですが、前回の「メーラーを使い分ける」というエントリーで、
Gmailには、仕事や個人で使っているアカウント、メルマガ用のアカウントなどすべてのメールが転送されるようにしてあり、Gmailの受信トレイさえ見ていれば、とりあえずメールを見逃すことはない、という「ポケット1つの法則」を実践していたのですが、メルマガのように読み捨てのメールと仕事関係の返信が必要なメールが混ざった状態で同居しているのは見ていて疲れることに気づきました。
と書いたことと同じ構造がブックマークにもあるのかな、と思い始めました。
上記で書いた「2．タスク」にあたる、「これはやろう！」「これは買おう！」と思ったものについても、ブックマークしてしまうと、残りの「1．ブログネタ」や「4．なんとなく」といった、すぐに行動に移す必要のない、どちらかといえば備忘メモのようなものの中に埋もれさせることになってしまいます。
時々過去のブックマークを読み返すことがあるのですが、“賞味期限切れ”のブックマークがけっこう見つかってげんなりすることがあります。まさにこれは埋もれてしまっていたがために招いてしまった結果です（例えば、期間限定の美術展や映画など、「これは観に行きたい」というものがよく犠牲になります）。
そこで、4つのうち「2．タスク」にあたる内容については、「あとで読む」を使ってGmailに転送するようにし始めました。すると、
1．ネタ帳としてのブックマーク
2．タスクリストとしてのメールボックス
という切り分けができるようになります。
言ってみれば、ブックマークは納屋や倉庫のようなもので、必要に応じて引き出してくるところであり、どちらかというと寿命は長いと言えます。一方、メールボックスは頻繁に目にするところに置いておき、入れ替わりが激しく、寿命も短い、という分け方です。
今やGmailは、押し寄せるメールが最初に通過するポイントになっており、ここだけを監視していればとりあえずメールを見逃すことはない、というようなことを前回書きましたが、これに加えて、思い付いたタスクもGmailに放り込んでおくことにより、ラベルやスターによる管理システムに組み込むことができます（逆に言えば、思い付いたアイデアやネタはメールボックスではなくブックマークに入れておく方がよいと考えています。これについてはまた改めて…）。
思い付いたものの、今すぐやる必要はないタスクの場合、必要になるタイミングが来るまで現れてくれない方がタスクリストが混雑せずに済みます。
「今週は忙しいので来週になったらまた連絡もらえますか？」
というアポイントにおける先送りのようなことをタスクの登録でも実現したいわけです。
そこで、こちらで取り上げたRemember The Milk（RTM）を使ってみます。RTMはメールでタスクを登録することができるため、リマインドして欲しい日時（＝必要なタイミング）を指定します。
例えば、以下のようなフォーマットで、専用のアドレスにメールを送ると、
Subject：ベンジャミンさんに来週の都合を聞く
———————————–
Priority: 1
Due: 8/25 17:00
Repeat:
Estimate: 10分
Tags: アポイント
List: Inbox
▼このような形で登録されます。
こうして、8/25(金)の17:00になるとIMでリマインドしてもらえます（僕の場合、さらに同内容のリマインダーを携帯メールにも届くようにしています）。
・・・なのですが、上記のようなメールを、たとえテンプレートとして保存しておき、必要に応じて書き換えて使う、ということであったとしても、日付を入力するのが面倒です。
毎週繰り返されるタスクなどは一度登録しておけば繰り返し使えるので良いのですが、こういった“スポットタスク”についてはもう少し手数を減らしたいものです。
そうなると、結局こちらでご紹介したBecky!のリマインダーを活用するのが一番手っ取り早いのかも知れない、と今のところは考えています。
そう考えると、メールチェックができない環境であってもオフラインであっても必要になったときには駆けつけてお知らせしてくれるタフなリマインダーが求められます。
それがBecky!というメールソフトの文字通りリマインダーという機能です。メールはもっぱらGmailしか使わなくなりましたが、ほとんどこの機能を活用するためにBecky!を使っていると言っても過言ではありません。
リマインダーには、以下の3種類があります。 １．指定日時に受信
２．指定日時に送信（送信箱に入れる）
３．指定日時に編集用に開く（?中略?）
３．指定日時に編集用に開く
これがイチオシの使い方です。指定日時になると、メール編集画面が開きます。そこにはリマインダーをセットしたときに書いた内容が表示されますので、すぐに「続き」ができます。
例えば、夜中に思いついた「業者に○○をするのに時間とお金はどれぐらいかかるか電話して聞いてみよう」というメモを翌朝９時に「編集用に開く」ようにセットしておくと、仕事をしながらポコッとこの画面が開くため、「あ、そうだ、電話するんだった」ということを思い出し、その場で電話をすることができます。
メーラーを「読み捨てメーラー」と「書くだけメーラー」に分けたのと同様、
1．Becky!のリマインダーは「スポットタスク」管理用
2．RTMは「繰り返しタスク」管理用
という切り分けをすることで、RTMに登録されたタスクリストをざっと眺めた時に、スポットタスクというノイズが入っていないために自分の毎日がどのようなルーチンで構成されているかが一望できるようになります。毎日必ず繰り返していることを把握できていれば、習慣を見直す時に役に立つというメリットが出てきます。
同じようなツールでも、扱う情報の目的と役割に応じて使い分けた方がスッキリと管理できることがあるわけです。
＃当初はブックマークで情報収集することについて書こうと思っていたのですが、気づいたらタスク管理の話になってしまいました…。 こちらは次回に改めます。。