今回のテーマは、「プロジェクトを効率よく進めるためのツール活用法」でした。
仕事は大きく2つに分けると、タスク実行管理とプロジェクト進捗管理から成ります。
タスク実行管理とは、日単位でのタスク実行をスムーズに運ぶためのものであり、タスクシュートの担当分野と言えます。
一方、プロジェクト進捗管理とは、2日以上にわたる仕事（＝プロジェクト）を遅滞なく進めていくためのものであり、さまざまなツールがあります。
タスク実行管理とプロジェクト進捗管理は小さな歯車と大きな歯車が噛み合うように連動しており、この連動をいかにスムーズに行うかが常に課題となります。
言い換えれば、タスク実行管理という小さな歯車を回すだけでは成果は限定的であり、この歯車にプロジェクト進捗管理という大きな歯車をしっかりと噛み合わせる必要があるわけです。
そこで、今回はプロジェクト進捗管理の最初の一歩である「参照情報の管理」という側面にスポットライトを当てて、ツールの活用法をご紹介。具体的には、EvernoteとWorkFlowyとScrapboxをどう使い分けるかを中心に解説しました。
当日のセミナー動画は追って、タスク管理トレーニングセンターにて公開予定です。
タスクカフェとは
タスクカフェは、主宰の大橋悦夫とそのパートナーの佐々木正悟による、タスク管理に関するワークショップです。2011年8月より毎月欠かさず開催しています。
メニューは以下の通り。
- レクチャー（大橋と佐々木より）
- 質疑応答
- 個別相談
前半に大橋と佐々木より毎月のテーマに沿ったレクチャーを行い、質疑応答を挟んで、後半は個別相談タイム。受講者お一人ずつ、大橋または佐々木と一対一でご相談をお受けしています。
受講者全員の方のご相談にしっかり時間をとってお答えしたいので、現在のタスクカフェの定員は６名となっています。
個別相談で初めて解決する課題
レクチャーの後に質疑応答の時間があるのですが、受講者６名とはいえ「こんな個人的なことを質問するのは気が引ける」とか「あまりにも初歩的な内容なので恥ずかしい」といった理由で、質問したくてもできない、という方が意外と多いということが分かりました。
それが分かったのは、この個別相談を始めてからのことです（当初は個別相談の時間は設けていませんでした）。
例えば、これまでに以下のようなご質問・ご相談にお答えしてきています。
- スケジュールを立てるのが苦手なのだが、何から改善していけばいいか？
- クローズリストができあがった状態で、1日の仕事を始めることができない。
- 上司から話しかけられたり部下のサポートをしたりでなかなか集中して取り組めない。
- タスク数が多くなったとしても今以上に細分化するべきか？
- 仕事で、1日の時間の使い方が定まっておらず、時間を持て余してしまう。
- 自分のTaskChute2の使い方が正しいのか？に自信が無いため、記録と予定の入力内容をチェックして欲しい。
- 突発的なイベントで予定が総崩れになった場合に、翌日以降のタスクを組み直す時間の確保自体が難しく、ペースが定まらない。
- TaskChuteの記録が途切れてしまった後、記録を再開する際の、気持ちの切り替え方。
- 日々の緊急案件に振り回されて、何ヶ月も前から抱えている重要なプロジェクトがいっこうに進まない。
- タスクを実行しながら、新たなタスクが次々に生まれてしまう。
- 独立して１年、OmniFocusでGTDに取り組んだものの、収集ステップから先に進めず挫折。ここから先はどうすればいいか？
いずれも、「こうすればOK」という唯一の正解のない課題ばかりです。個別にお話をおうかがいしながら、どのように進めていくのがベストなのかを探っていくしかありません。
こちらからもご質問をさせていただき、その中から「実は本当の課題はこういうことなのではないか？」という、ご本人にも見えていなかった問題が明らかになることもあります。
このようなわけで、「個別」にしっかりと時間をとって、お答えしています。
次回のテーマ：新しいプロジェクトをサッと始めて着実に進める方法
そんなタスクカフェですが、次回のテーマは、「新しいプロジェクトをサッと始めて着実に進める方法」です。
引き続き、プロジェクト管理について掘り下げます。
今回の続きですが、初めて参加する方にも優しく解説します。
ところで、今回のランチ会において、とあるテーマで盛り上がったのですが、その際にその場で僕が紙ナプキンに描いたのが以下の2つのイラスト。
これを見た佐々木が「では、次回のタスクカフェではこのあたりについてお話ししましょうか」ということで決まりました。
そんなタスクカフェ講師の1人、佐々木正悟はこれまでに50冊以上の書籍を執筆していますが、一度たりとも原稿を落としたことがないと言います。つまり、締切に遅れることなく、1冊分の原稿を仕上げているのです。
これは、たとえて言うなら卒業論文を50回連続で期限までに提出しているようなものです。
書籍の執筆という仕事は、一冊ごとにそれぞれにテーマも背景も事情も異なる、言わば定型化しにくいプロジェクトです。もちろん、50回も繰り返していれば、その勘所は押さえられるがゆえに、初めて本を書くという人に比べて圧倒的に効率よくスピーディーに進められるということはあるでしょう。
それでも、佐々木にも1冊目の本の執筆という機会があったはずです。そこからいかにして「今」に至ったのか？ これまでの経緯をひもときながら、新しいプロジェクトをサッと始めたうえで、これを着実に進めていく方法をお伝えします。
特に、見通しの立ちにくい仕事になかなか着手できずにお困りの方はぜひご参加ください。
» 仕事を予定どおりに終わらせたい人のための「タスクカフェ」＠渋谷
これまでのタスクカフェのセミナー動画を公開中です
タスクカフェは東京（渋谷）でのみ開催しているため、地理的にご参加が難しいという方、あるいは日程的に厳しいという方もいらっしゃるかと思います。
そこで、オンラインコミュニティ「タスク管理トレーニングセンター」を開設しました。
タスク管理トレーニングセンターとは？
「タスク管理トレーニングセンター」は、タスク管理にまつわる以下のような課題に取り組みます。
- いろいろな本を読んだりセミナーを受けたが自分なりの方法が確立できていない
- こちらの業務環境や状況に合わせて客観的なアドバイスをして欲しい
- 誰に質問していいのか分からない
- どのツールが自分に合うのかが分からない
- TaskChute2で「こういうこと」をしたいが方法が分からない
- たすくまで「こういうこと」をしたいが方法が分からない
- TaskChute Cloudで「こういうこと」をしたいが方法が分からない
- この使い方で合っているか不安
- もっといいやり方があれば教えて欲しい
- 他の方とタスク管理に関する課題を共有したい
これらの課題の解決のために以下のようなメニューをご用意しています。
- タスク管理アプリの開発者とタスク管理のエキスパートがあなたのご質問にお答えします
- 一般非公開のコミュニティで他の参加者の方と課題を共有できます
- タスク管理の考え方・やり方の理解を深めるためのレクチャー動画をご覧いただけます
ご質問にお答えするのは、TaskChute開発者の大橋悦夫、たすくま開発者の富さやか、TaskChute Cloud開発者の松崎純一、そして、タスクシュート歴10年の佐々木正悟の4名です。
また、毎月のタスクカフェのレクチャー内容を動画で公開しています。
これまでにお答えしているご質問や現在公開中のレクチャー動画については、以下のページにて詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。
