今回はそんな議事録作成を楽にするスタイルを4つ紹介しようと思います。
次の3つの観点から、最高★★★として評価をつけつつ、解説していきます。
- 効率 ：議事録作成の効率の良さ、負担の少なさ
- 正確さ ：議事録の内容の正確さ
- スピード：発行までのスピード感
比較基準は一人手書きメモによる作成
まず、比較対象となる議事録の作成方法について説明します。
一人の議事録係が、会議中に手書きでメモをとり、その後パソコンで清書して議事録を作成するというスタイルを基準にします。
この場合の評価点を次の通りとします。
- 効率 ：★
- 正確さ ：★
- スピード：★
ここから効率的な議事録作成スタイルについて解説していきます。
1.パソコンを持ち込んでその場で作成
- 効率 ：★★
- 正確さ ：★★
- スピード：★★
一人がパソコンを持ち込み、会議中にその場で議事録を作成するスタイルです。
会議の進行速度にタイピング速度が追いつく場合は、会議終了時にすでに議事録が出来上がっていることもあるでしょう。
元々会議にパソコンを持ち込む習慣がない会社では、初めは好奇の目で見られるかもしれません。
しかし、パソコンを持ち込んで効率的に議事録を作っていることを周りも理解すれば、やがてこのスタイルが広まっていくでしょう。うちの会社がそうでした。
2.議事録作成を各担当者が分担する
- 効率 ：★★★
- 正確さ ：★★★
- スピード：★
参加者それぞれが何かしらの報告を行う場合の会議で有効です。
議事録係が報告事項や質疑の内容まで一人でまとめるとかなり大変ですが、報告者同士で分担して議事録のパーツを作成すれば、議事録作成の負担が減るだけでなく、正確な内容になります。
議事録のパーツを待つ時間と、それをとりまとめる時間がありますので、発行のスピードはやや遅くなる傾向にあります。
3.議事録を投影してリアルタイム作成
- 効率 ：★★
- 正確さ ：★★★
- スピード：★★★
会議中、パソコンを使って議事録をプロジェクターで投影し、それを見ながら全員でリアルタイム作成するスタイルです。
会議の進行スピードがやや遅くなりますが、全員の合意を得た内容の議事録が会議終了後にすでに出来上がっているという大きなメリットがあります。
4.Googleドキュメントで全員が議事録を同時編集
- 効率 ：★★★
- 正確さ ：★★★
- スピード：★★★
Googleドキュメントの使用許可を得るという点で、会社ではかなりハードルが高いですが、もし可能なら相当効率的な議事録作成ができます。
Googleドキュメントは複数人がリアルタイムに同時編集できるという特徴を持っているため、会議中に手の開いている人がどんどん議事録を作成することができます。
そのため、個人個人の負担が小さく、全員の合意が得られた議事録が会議終了後に出来上がっているという最高の状態になります。
ただし、同時編集者が10人を超えるあたりから動作が重くなってくるので、その人数以下の会議に向いているでしょう。
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▼濵中省吾：
「ほんと自由に生きてるよね」と家族に言われる化学系研究職。はまラボ主宰。
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