私はこの作業を3年以上、毎週欠かさず続けています。
続けられているポイントは次の3つです。
- 日次レビューを行なう
- TaskChuteを使う
- 成功体験の繰り返し
なお、私が行っている週次レビューの内容は、こちらの記事や私の著書に詳しく書いています。
「Evernote-タスク管理」の場合、次のような手順になります。
(1)まだEvernoteの管理下にない「気になること」を収集する。
(2)収集した「気になること」を振り分ける。
(3)すでに管理している「気になること」の状態を見直す。
(例としてEvernoteでのGTDを挙げていますが、会社ではEvernoteを使っていません。WinGTDです。)
1.日次レビューを行なう
仕事のタスクをGTDで管理する場合、週次のレビューだけではうまく回りません。
それは、週次で扱うにはタスクがかなり多いことと、タスクの状態が日々変動するためです。
毎日レビューすることが適切なタスク群については日次レビューを行い、週次レビューの負担が減るようにしておきます。
レビューというと「週次レビュー」という言葉が有名ですが、必ずしも週次が良いとは限りません。
頻繁に状況が変化するタスクについては毎日レビューした方が良いですし、そうでないなら隔週や月次でレビューした方が負担が少なくて良い場合もあります。
2.TaskChuteを使う
あるタスク群については日次レビューを行い、別のタスク群については週次レビューを行なうことを、頭の中だけで管理することは困難です。
TaskChuteはルーチンタスクの管理が柔軟にできる珍しいツールであるため、レビューの実行頻度管理に適しています。
TaskChuteが日常的に触れられるツールであるということも重要です。
TaskChuteはExcelマクロですから、ネットへの接続は不要です。また、「その日の仕事の終了時間」を可視化するツールですから、毎日使います。
毎日使うツールから適切な頻度でレビューをリマインドされるのですから、やり忘れがありません。
(TaskChuteのダウンロードはこちらから)
3.成功体験の繰り返し
週次レビューをリマインドされたとしても、週次レビューをやる気になれなければ意味がありません。
この問題に関しては、週次レビューに関しての成功体験を積み重ねることが重要になります。
私の場合、今まで週次レビューしてきた経験から、リマインドにしたがってそのまま週次レビューすれば間違いないという確信があるため、特別なやる気など必要なく週次レビューを行えています。
「間違いない」とは、週次レビューをすれば「未来の自分が楽になる」という成功体験を得られることは間違いないという意味です。
成功体験が少ないうちは、なかなかやる気が出ないこともあると思います。
その場合は、成功体験があったらメモしておくことと、成功体験に見合う程度まで週次レビューの手を抜くことを心がけてみてください。
まとめ
- 日次レビューで週次レビューの負担を減らしておく
- TaskChuteで適切にリマインドさせる
- 成功体験が素直に実行することを後押ししてくれる
タスク管理のシステムをうまく回すには、「一度に処理する量を小さくする」「リマインドツールを使う」「成功体験を重ねる」がポイントです。
この3つのポイントを満たすことができれば、自分の好きなやり方でタスク管理を継続できると思います。
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