セミナーや勉強会は休日の午前中開催がオススメ

セミナーや勉強会を主催している方、またはこれから予定している方むけです。

昨年から始めたタスクカフェ、今年から始めたブログメディア道場、いずれも少人数制のセミナー・ワークショップですが、共通点はいずれも「休日の午前中」開催であること。

正直、朝型でもない僕が朝から動き出すのは気が進まなかったのですが、タスクカフェはすでに17回、ブログメディア道場のワークショップは5回、それぞれ開催しています。

実際にやってみたら予想以上にメリットが多く、「休日の午前中」開催に切り替えて良かったと思っています。

今回はそんなメリットのうち次の3つをご紹介。

1. 会場が確保しやすい
2. ランチ会である
3. 午後以降の時間が空く

1．会場が確保しやすい

セミナーというと、「休日の午後」か「平日の夜」が一般的です。休日の午後であれば、13時あるいは14時スタート、平日の夜であれば19時スタート。いずれも、セミナー後に懇親会として2時間程度の飲み会がセットになっていることが多いようです。

実際にセミナーをやってみるとわかるのですが、会場を確保しようとすると、真っ先にこの2つの時間帯から埋まっていきます。

競争率が高くなるわけです。

高くなるのは競争率だけではありません。以下は、僕自身もよく使っている渋谷にあるセミナー会場「ティーズ渋谷フラッグ」の価格表の一部です（2012/12/27時点；クリックで拡大）。

ご覧のとおり、午前中（9時～12時）と夜間（18時～21時）が同額で、午後（13時～17時）が少し高く設定されています。

単純に時間の長さの違いですが、セミナーの時間枠で考えると次のような使い分けが見えてきます。

• 休日の午後は、3時間程度の「じっくり型セミナー」
• 平日の夜は、2時間程度の「あっさり型セミナー」

借りられる時間は3時間または4時間ですが、会場のセッティングや受付の準備の時間も考慮に入れると、実質セミナーに使える時間は2時間または3時間です。

急いで30分で準備を終えれば、その分セミナーの時間を増やすことができます。

休日の午後開催のセミナーなら、主催者が13時に会場入りしてセッティングを開始し、13:15から受付開始、13:30からセミナースタート、という段取りなら17時まで正味3.5時間になります。

一方、平日の夜のセミナーの場合、参加者の多くは会社帰りに参加されることが多いため、がんばって18:30スタートにしても、参加者全員がそろわないのです。

結果、スタート時間を19時もしくは19:30に遅らせることになります。その分セミナーの時間が短くなってしまいます（19時スタートだと2時間、19:30スタートだと1.5時間）。

そこで注目したいのが午前中です。

「平日の午前中」ではなく「休日の午前中」です。金額は「平日の夜」と同じですが、平日と違って「会社帰り」という要因がないために、準備を効率よく行うことで9:30からスタートさせることができます。2.5時間のセミナーが行えるのです。

タスクカフェは、最大15名とかなり小規模なのと、毎月開催で手順の効率化が図れているため、受付にさほど時間がかからず、従って、9:15からスタートできています。これでセミナーの時間は2.75時間に増えます。

すべての会場がこういう価格設定になっているとは限りませんが、時間単価で考えれば午前中が割安である、といえるでしょう。

2．ランチ会である

セミナーには付きものの懇親会ですが、午後のセミナーであれ夜のセミナーであれ、居酒屋などで行われることが少なくありません。

そうなると最低でも2時間はかかります。「休日の午後」のセミナーであれば17時にセミナーを終えて、懇親会会場に移動、早ければ17:30には懇親会をスタートできますが、「平日の夜」のセミナーになると、21時にセミナーを終えて21:30に懇親会スタート、終わるのは23:30になってしまいます。

参加者の中には終電が気になり始める方も出てくるでしょう。

さらに、居酒屋となると1回あたりの飲食代は安くても3000円、高くなると6000円を超えることもあります。

一方、午前中のセミナーはお昼に終わりますから、必然的に懇親会はランチ会になります。時間は飲み会に比べると短めに終わることが多いです。実感としては1.5時間程度。

もちろん、話が盛り上がればこの限りではありませんが、何よりも終電を気にしなくても良いですし、話の中で出てきた「このガジェットがいい」といった情報をもとに、解散後すぐその足でショップに買いに行くことができます（※実際、タスクカフェ後のランチ会でMacBookAirを見せつけられたある参加者の方が、そのまま渋谷のアップルストアにいざなわれ、その場で購入にいたった、という話も耳にしています）。

そして、ランチ会ですから飲食代もせいぜい2000円程度で済みます。参加者の方の負担も下げることができるわけです。

3．午後以降の時間が空く

最後に、これも必然の結果ですが、午前中で終わるということはランチ会ふくめ遅くとも14時には予定が完了する、ということを意味します。

これは主催者にとってはもちろん、参加者の方にとっても同じことです。

特に家族のいる参加者にとって「休日に自分だけセミナーに参加するのは気が引ける」という声もよく聞くところですが、午前中のみであれば、午後以降は家族と過ごす時間にあてることができます。

僕自身はいまだに朝型ではありませんが、普段から早朝を有効活用している方にとっては、午前中のセミナー開催は、自分が主催者であれ参加者であれ、時間的にも金銭的にもメリットのあるスタイルといえると思います。

セミナーや勉強会を主催している方、またはこれから予定している方はぜひ午前中にも目を向けてみて下さい。

合わせて読みたい：

僕がセミナーを始めたのは2008年のことですが、最初はどうやって参加者を集めればいいのかさっぱりわかりませんでした。その時に非常に参考になったのがこの一冊。

著者自身が実際に作ってみてうまくいったチラシとうまくいかなかったチラシの両方をサンプルとして載せて、何が原因だったのかを分析していたり、うまくいった方法をもう一回試してみたら全然ダメだったり、泥くさい話がむしろ参考になるのです。

» 人が集まる !行列ができる !講座、イベントの作り方 (講談社+α新書)

こちらはより科学的に集客について解説した一冊。具体的には「集客が確実に成功するための3つのルール」として次の3つが紹介されています。

1. お客様が集まる動機をつくる（動機）
2. 「見込み」のお客様を「参加」へと導くプロセスをつくる（過程）
3. 最強の外部スタッフ＝お客様を味方につける（組織化）

読んでみると、「こうすべし」と本書に書かれていることのいくつかは確かに僕自身も無意識にやっていて実際に効果を上げていることでした。気づかずにやっていたこと（良くも悪くも）が多々あり、やり方を見直すうえで参考になりました。

» 1000人確実に集客できる方法

関連エントリー：

・セミナーを受ける前後にやっておきたい3つの習慣 
・「いい」と思った本の内容を確実に身につける方法 
・残り時間を意識し、早く寝るための工夫