Evernote「知的生産」アンバサダーのノートブックとタグと保存された検索の構成を公開

By: particlem


倉下忠憲

以下の記事を読みました。

» Evernote歴3年以上で2万以上ノートがある私のノートブックとタグと保存された検索の構成をすべて晒します(jMatsuzaki)

私はもう3年以上Evernoteを使っており、Evernoteには2万を超えるノートが保存されています。これらの膨大なノートを必要最低限の労力で「使える書庫」にするために試行錯誤を繰り返してきました。

別に張り合うつもりはありませんが、私もそろそろ6年近くEvernoteを使っており、5万を超えるノートが保存されています。もちろん、この間にノートの整理法には改善を重ねてきましたし、これからも変わっていくことでしょう。

とりあえず現時点の

  • ノートブック
  • タグ
  • 保存された検索

を紹介してみましょう。

inboxシステム

上で紹介した記事と重なるので、細かい説明は省略。

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最初に全てのノートをinboxに集め、それを各ノートブックに振り分けるようにしています。

各要素の使い分け

ノートブックとタグの使い方は、細かい部分がたくさんあるので一概にはまとめられませんが、大きな指針としては、

「ノートブックで大まかな分類を行い、タグで絞り込む」

というものです。

基本的にはノートブック重視、タグはその補助として使っています。

また「保存された検索」は、頻繁に行う「ノートブック+タグの検索」をまとめたものです。ようするに毎回検索条件入力するのが面倒、と思うものを保存してあります。

後は、具体例をご覧ください。

ノートブック

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ノートブックは数が多いので、カテゴリごとに簡単にみていきましょう。

inbox

inboxは、一番最初にノートが入ってくるノートブックです。ここから以下のどこかのノートブックに移動します。

また、移動後に別のノートブックに移動することもあります。たとえば、タスクを記載したノートは「セルフマネジメント」のノートブックに入るのですが、タスクが終了すれば「Worklog」に移動させます。

こうした移動はたまにあるものの、最終的にはどこかのノートブックに落ち着くことになります。

タスク管理

Evernoteのチェックボックスを存分に使ったノートが入っています。

頻繁に利用するのは、プロジェクトごとのタスクを集めたノートです。そのノートで進捗管理を行い、また作業記録なども書き加えていきます。

アイデア管理

アイデアメモが入っています。テキストのメモと、手書きノートの画像が主成分です。

ノートブックはスタックになっていて、「普通のアイデア」「企画案に昇華しそうなアイデア」「使用済みのアイデア」の3つのノートブックの構成です。

アーカイブ

自分が書いた原稿、作業記録、ライフログ、などのアーカイブを入れておくノートブック。

スクラップ

主にWebスクラップを保存するノートブック群。

雑多なものはすべて「スクラップ」ノートブックに入れておき、自分の専門分野・注目している分野に関しては、それぞれ専用のノートブックに移動させます。

ノート・ファイリング

「好きな言葉・気になる言葉」「読書メモ」「勉強した知識」などを保存しておくノートブック群。

手書きのノートや手帳に書き留めるような要素をイメージしてもらうとよいでしょう。

プロジェクト

進行しているプロジェクトの資料を集めるためのノートブック。

主に書籍・電子書籍のプロジェクトを進めていくときに使います。また、「もうちょっとで進行中になるかな」というものは、孵化ノートブックとして上記とは別に管理しています。

その他

アプリとの連携で作成されたり、他の人と共有しているノートブック

かなりざっくりとカテゴライズしましたが、おおよそは上記のような感じが私のノートブックスタイルです。

タグ

タグは、ノートブックに比べると一見シンプルです。

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大きなカテゴリが5つあり、その下にたくさんのタグが収納されています。

▼GTD

プロジェクトに関するタグが集まっています。

大規模なプロジェクトに関してはノートブックを作るのですが、小さめのものに関してはタグで対応しています。

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「■」が頭についたものは、現在進行中。「○」が頭についたものは終了したプロジェクトです。

▼Lifelog

ライフログ的な写真を管理するためのタグ。

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頭に「.」が付いているのは、タグを指定する際、入力補助を使いやすくするためです。

▼property

ノートの性質・属性を表すタグが集まっています。といっても、なんのことかよくわかりませんね。私もあまりわかっていません。非常に曖昧なカテゴリーです。

たとえば、以下のようなタグがあります(一例)。

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▼コンビニTag

「コンビニ」というノートブックを分類するためのタグが集まっています。「コンビニニュース」「ローソン」など。

▼保管庫

「保管庫」というノートブックを分類するためのタグが集まっています。「保証書」「契約書」「請求書」「税務書類」など。

タグの数はかなり多いのですが、ある程度定期的に見返して、重複がないかなどをチェックしています。

保存された検索

保存された検索は以下。

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「ブレスト」リスト

あるノートブックに入っている「考えたい」というタグがついたノートを検索します。逆に言うと、「後からこれについてはちょっと考えたい」と思うようなことは、「考えたい」というタグを付けるわけです。

GTDレビュー

プロジェクトのタスクが集まったノートを検索するもの。名前の通り週次レビューを行う際に役立ちます。

チェックリスト

さまざまなチェックリストにアクセスする検索。よく使うチェックリストはEvernoteに保存しておき、それをコピーするなどして活用します。

テンプレ

メールマガジンや、このシゴタノには記事の「雛形」(ある程度のフォーマット・下地)があるのですが、それにアクセスするための検索。

過去アイデアノート

「使用済み」かつ「手書き」のアイデアノートにアクセスするための検索。アナログのノートのように、過去のノートをパラパラと見返す行動をイメージして作りました。できれば、専用のアプリが欲しいところです。

さいごに

というわけで、今回は私の「ノートブック・タグ・保存された検索」を紹介しました。

確実に言えるのは、これをそのまま真似しても決してうまく回らないということです。あくまで私の使い方に最適化した構成であり、汎用性はチリほどもありません。

ですので、みなさんも自分なりのノートブック・タグ・保存された検索スタイルを探求してください。そのための参考情報ぐらいにはなるかと思います。

▼今週のアプリ:

今回は本ではなく、Evernote用のアプリを紹介。iOSです。

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メモ送信用のアプリなのですが、まず動作が軽快です。これは重要なポイントですね。また、テキストと写真を混在したノートが作成できます。さらに、それらを任意の順番で並び替えることが可能です。

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リマインダーやチェックボックスは使えませんし、送信したノートの履歴を(現状では)確認することもできません。その意味で、シンプルなアプリではあります。その分、この「並び替え」に何か新しい使い方が見いだせるかもしれません。


▼編集後記:
倉下忠憲



すでに6月が後半に入っているという現実を受け止めきれないでいます。はたして「月刊くらした」は間に合うのでしょうか……。


▼倉下忠憲:
新しい時代に向けて「知的生産」を見つめ直す。R-style主宰。


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