章インデックス

• 第1章　すぐに役立つスピード仕事術
• 第2章　スピードアップの仕組みを作る
• 第3章　スピードハックを支える厳選ツール

第1章　すぐに役立つスピード仕事術

8．やりかけを公開してスピードアップ！

• 仕事のβ版をシェアする
  

  β版を求められていなくても、自分から依頼側に対してβ版を提供することは、お互いにメリットがあるでしょう。

  依頼側にβ版を提供しなかったとしても、これを作ること自体にも意味があります。それは、とにかく目に見える形を一度作ることによって、自分の中で考えが進む効果が得られるからです。

• 困ったら、現実を1ミリずらしてみる
  

  僕自身は、逆サイドである「外注先」の立場で仕事をすることが多いのですが、気をつけていることは、

  　1．なるべく完成形に近いラフな形の成果物を早い段階で提示する
  　2．部分的でも完成しているものがあれば、それだけでも見てもらう
  　3．相手の期待が加熱していると感じたら、クールダウンする

  おそらく家を建てるときの建築士と施主の関係に似ているのではないかと思います。最後までビニールシートで覆っていて、完成して初めて「はい、どうぞ」と見せたのでは

  　「こんな間取りになるなんて聞いてない！」
  　「そ、そんなこと、いまさら言われても…」

  という取り返しのつかない問答が繰り広げられてしまいます。

• 「すぐ取りかかる」と「すぐ終える」は同義ではない
  

  それでも、なかなか実行できない。

  原因として考えられることは、

  　「取りかかってもいいけど、最後までやり終える自信がない」

  という懸念。それがブレーキになっているのではないか、と思うのです。

  そこで、

  　・とにかくすぐに取りかかること。
  　・ただし、やり終える必要はない。

  ということにしたらどうでしょうか。

第2章　スピードアップの仕組みを作る

3．安心して集中するための仕組みを作る

• Gmailのフィルタを使ってメールの対応を完全ストレスフリー化する
  

  メールが届いたそばからチェックして、その場で返信したり、対応したり、といった“メール・ドリブン”な仕事の進め方は、メール対応の他にすることがない人であれば問題はありませんが、本来すべき仕事を抱えている人にとっては大問題です。メール対応の時間分だけ退社時刻がどんどん遅くなっていくからです。

  対応する段階になるまでメールを目にしないことのメリットは、同じメールを繰り返し読まなくても済む、という点に尽きます。1通のメールを読む時間など、ものの数秒～数十秒かもしれませんが、積もり積もれば無視できない時間になります。

  2回ならまだしも、3回、4回と読み返して、「うーん」と考えて、「とりあえず後でもっかい読み返そう」となって、時間がたって再び最初から思い出しながら読み返して、といったことはメールが目に入ってくる限りはえんえんと繰り返してしまいかねません。ここまで来ると、失われる時間は相当なものになるはずです。

• メールの「返信タイム」
  

  例えば、1通のメールの返信にどれくらいの時間がかかっているでしょうか？　純粋にメール文を書く時間は数分だとしても、返事を書くために資料に当たったり、関係者に問い合わせたりといった作業が発生すればすぐに15分や30分が過ぎていきます。メールが届いたそばから即レスを繰り返していると1時間や2時間はあっという間です。

  しかも、まとめて1時間ならまだしも、メールは断続的にやってきますから、都度対応していたのでは仕事になりません。

  そこで、まず、1日に2回ないし3回の「メールの返事を書くための時間」（返信タイム）を決めておき、その時間になったらメールの返事を書くことだけに集中するようにします。

• 忙しい割に仕事がはかどらない理由
  

  連絡が来ればいつでも対応できる状態というのは、周囲の人からすれば非常にありがたいことですが、この状態をキープし続けることは相当なストレスだと思っています。実際に連絡が来なかったとしても、「もしボールが飛んで来たらすぐに落下点に走っていける」という外野手の“中腰”状態を保たなければならないからです。

  それだけでも大変なのに、メール通知のアラートがあれば、現在没頭している仕事を放り出してでもそのメールを読みに行ってしまうという行動は冷静に考えると不可解です。

• 自分もみんなも楽になるメールの読み方・書かせ方
  

  そこで、

  　●有無を言わさず、やってもらうようにしなければならない

  とした上で、相手が“ルール”に従わざるを得ないようなメール読み方を提案しています。

  　●毎日決まった時間にしかメールをチェックしない
  　●メールの自動チェック機能をオフにする
  　●日に2，3度程度、手動チェックするに留める

  こうすることで、相手に「あぁ、この人はメールではすぐに連絡つかない人なんだな」と思わせることができる、というわけです。

第3章　スピードハックを支える厳選ツール

7．記憶力を過信しちゃダメ

• シンプルかつ強力な記憶法
  

  もうひとつ、忘れてはいけないことがあります。リントンは一つ一つの出来事が「他とちゃんと区別できるように簡潔に180字で記した」と述べています。この行為そのものがなければ記憶の実験ができなかったわけですが、同時にこの行為そのものは、記憶保持に役立ったはずです。

  アーサ・リアは著作の中で、驚異的な記憶力を駆使しているおぼしき伝記作家の「記憶術」をインタビューしています。彼の記憶術もやはり「メモ」でした。

• “日記家”のための座右の書
  

  単に書くだけでなく、読み返すことで、「記録しておくべき行動内容とは何か？」という疑問に対するヒントが得られるはずです。それがわかれば、日記の“回収率”はどんどん向上していくでしょう。

  ふと思ったことをそのまま流してしまうのではなく、日記に書く。そして、後日読み返す。これが、自分の関心を知る上で有効の方法になるでしょう。時代の変化だけでなく、自分の変化についても敏感になれるからです

• 思考や行動の“跡”をつけておく効用
  

  日々接している“刺激”はおびただしい量にのぼるものであり、そのすべてを記憶にとどめておくことは非常に難しく、従って心に引っかかったものがあったとしても、何らかの形で記録に残しておかなければ、忘れ去られてしまう、ということです。

• ブログで培われる「記録力」の強み
  

  それゆえ、他でもない自分が書き残したことというのは、それだけでも自分にとって価値の高いものであると言えます。確かに、どんな情報でも後から検索すればたいていは見つかるかもしれません。でも、「自分が関心を持った」というフィルタを通った情報は、書き残すという一手間をかけなければ、得られないでしょう。

  このフィルタの精度を高める上では、ブログを書くのが有効かつ手っ取り早い手段となります。「検索すれば見つかる」ということは、もはや記憶力を当てにしていないということですから、記憶力に代わる、これからの人が身につけておくべき能力の1つは、自分にとって大切な情報を手際よく残していくという「記録力」ということになるかもしれません。

• 現実的なスケジュールを立てるには、現実を記録するしかない
  

  例えば、企画書作りであれば、内容は毎回変わるとしても共通する作業要素（＝タスク）はあるはずです。このタスクをあぶり出し、それぞれについてどの程度の時間が掛かるかを見積もっていくことで、これらの合計時間が企画書を作るのに必要な時間ということになります。

  そして、この数字を意識しながら作業を行い、実際にかかった時間をタスクごとに記録していきます。これと見積もった時間とを比較することによって、ギャップの大きな、すなわち予想以上に時間がかかったタスクについて、なぜそれを見通せなかったのかの原因を探ります。原因が明らかになれば、次回以降の見通しを立てる際の参考になりますので、見積もりの精度が上がっていくでしょう。