4月に以下の記事を寄稿しましたが、
» チャットワークで解決できる仕事の悩みと使ってわかった意外なメリット
その後もパートナーの佐々木正悟さんを始め、一緒に仕事をしているメンバー10人とChatWork(チャットワーク)を使い続けています。
その結果、次の3つのメリットを実感できています。
- ミーティングとメールに費やす時間が激減した
- チームで進める仕事のスピードがアップした
- チームで進める仕事にモレが少なくなった
1.ミーティングとメールに費やす時間が激減した
仕事を進める上で必要なコミュニケーションのほとんどはChatWork上で行われるため、メールの数が激減しました。
また、今まではお互いの時間を調整して行っていたミーティングが、ChatWork上で非同期に行われるやり取りに取って代わられたため、開催頻度が減っています。
ChatWork上でのやり取りはその名の通りチャットが主体になります。メールが個人のPCに溜め込んでおけるのに対して、チャットは放っておくとどんどん流れていくので、自然と即断即決が促されます。
その結果チーム全体の意思決定とそれに伴うアクションがスピーディーに行われるようになります。
2.チームで進める仕事のスピードがアップした
ChatWorkはひと言でいえば、プロジェクトごとに立てられた掲示板の集まりです。昨今では複数のプロジェクトを同時進行させている方は少なくありません。そんな人にとって、進行中のプロジェクトの最新状況がリアルタイムに把握できていることは絶対条件です。それが分からないと何も始められないからです。
ChatWorkを使えば、プロジェクトに関する情報と状況がリアルタイムに把握できるようになることに加え、関わっているプロジェクトごとに自分がいつまでに何をしないといけないかが分かるようになります。
改めてタスクのリストアップや整理をしなくてもすぐに取り掛かることができます。
情報の集約や整理のための作業から解放されることで、本来すべきことに時間を使えるようになりました。その結果、仕事のスピードは格段にアップしています。
3.チームで進める仕事にモレが少なくなった
ChatWorkには2つの側面があります。チャットとタスクです。
チャットは、これまでに書いてきた通り、コミュニケーションそのものです。タスクは、チャットの中から生まれた「やるべきこと」です。
通常のミーティングでも、誰がいつまでに何をするか、すなわちタスクが生まれることが多いですが、それらはメンバー各自の管理下にゆだねられます。
特にチームリーダーは、誰がいつまでに何をするのかを把握しておかなければ、プロジェクトの運営に支障を来すことになります。これは、いわゆるプロジェクト・マネジメントの仕事の一つですが、メンバーの間に散ってしまったタスク情報を常に最新の状態に保つのには手間と時間がかかります。
ChatWorkを使うことで、メンバーの抱えているタスクを一元管理することができます。リーダーはChatWorkを見て、期限の近いタスクとそれを担当しているメンバーに注意を向けていれば済むようになります。
メンバーも、自分がやるべきことはすべてChatWorkに入っているので、仕事に集中できます。メールチェックをする頻度が下がり、ChatWorkさえチェックしておけば仕事は滞りなく進むようになるため、安心感が生まれ、ストレスも減ります。
プロジェクトに関係のない情報が届くメールは、意図せずして脱線を招いてしまうのです。
プロジェクトのすべてのタスクはその期限とともにメンバー全員に共有されているため、誰がやったか(あるいはやっていないか)がたちどころにわかります。
これが、良い意味でのプレッシャーとなって仕事を進める後押しになってくれるのです。
ChatWorkをもっと効率よく効果的に使うには?
以上ご紹介してきたChatWorkですが、2ヶ月間使ってきた中で、ChatWorkを より効率よく効果的に使うためのコツや考え方について、具体的なノウハウが溜まってきましたので、セミナーを通じてシェアさせていただくことになりました。
ChatWork開発元のEC studioさんのご厚意により、参加費無料での開催が実現しましたので、以下のような、チームでの仕事に課題を感じている方は、ぜひ解決の糸口を見つけに来てください。
- 「会議の時間が無駄に長い、もったいない」
- 「メーリングリストのチェックと対応だけで午前中が終わってしまう…」
- 「今これをやっていていいんだっけ?」と思いながら仕事をすることが多い
- 「仕事が進んでいる気がしない…」
- 「気づいたら今日も終電だ…」
佐々木さんと大橋もそうですが、人が2人集まればチームです。ChatWorkは「2人チーム」にも効果を発揮します。
当日は2人が日々ChatWorkを使ってどのように仕事を進めているのかについて、実例をまじえながら解説させていただきます。
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