佐々木正悟さんの『残業ゼロの「1日1箱」仕事術』を読んで、触発されて実践してみたのが、

» メールは昨日のものだけ対応する

というアイデア。

3週間ほど続けてきて、定着してきたようなのでご紹介。

最初の仕分けはGmailに任せる

具体的には、Gmailで実践しているのですが、以下のようなフィルタを設定しています。

• 自分宛てのメールは「20明日対応」というラベルを付けてアーカイブ

こうすることで、Gmailを開いても受信トレイに現れるのは自分宛て以外のメール（メーリングリストや会員サービスのニュースレターなど）になります。

こういったメールは原則として返信（対応）が不要なものばかりですから、読んだら即アーカイブ（処理完了）で瞬殺できます。あるいは、件名だけみてアーカイブでもいいでしょう。

　
一方、自分宛ての、返信（対応）の必要なメールについては、着々と「20明日対応」というラベルに蓄積されていきます。

そこで、1日2回、昼と夕方にメール対応のための時間を確保しておきます。

昼は、「20明日対応」のラベルの付いたメールを開き、ざっと見て、今日中に返信（対応）の必要なメールがあれば「10本日対応」に、対応を保留するのであれば「30いつか対応」に移します（最近はドラッグ＆ドロップで移せるようになってますね）。これをメールのトリアージと呼びます。

続いて、「10本日対応」のラベルの付いたメールを開きます。そこには文字通り本日中に対応すべきメールが集められていますから、そこで初めて開封し、中身を読んで即レスしていきます。

夕方、退社前に「10本日対応」の残りのメールに返信（対応）し、それでも残った場合は、いったん「20明日対応」に戻します。とにかく「10本日対応」の中身をカラにするわけです。翌日の「20明日対応」のトリアージの際にリベンジを期すわけです（それでもダメだった場合は、「30いつか対応」とともに週末の週次レビューで拾われます）。

※ラベルの先頭に「-」（半角ハイフン）を付けていますが、こうすることで並び順が一番上に来ます。

　
まとめると以下の通り。

1. 昼、「20明日対応」のメールをトリアージ（「10本日対応」または「30いつか対応」）
2. 昼、「10本日対応」のメールに返信（対応）
3. 夕方、「10本日対応」のメールに返信（対応）
4. 夕方、「10本日対応」の残留メールを「20明日対応」に戻す
5. 週末、「20明日対応」と「30いつか対応」のメールを洗う（週次レビュー）

メールを読むのは１回だけ

今回のメール処理方法は、届いたそばから「20明日対応」に振り分けられてしまいますから、原則として即レスはできない仕様です。

このあたりは佐々木さんも以下のように書かれています。

メールは本来、すぐに返事を出さなくても許されるツールです。遅くても翌日には対応するわけですから、この時間差を有効に使えばいいのです。

ここを受け入れられるかどうかがポイントだと思います。

メールが届いたそばからチェックして、その場で返信したり、対応したり、といった“メール・ドリブン”な仕事の進め方は、メール対応の他にすることがない人であれば問題はありませんが、本来すべき仕事を抱えている人にとっては大問題です。メール対応の時間分だけ退社時刻がどんどん遅くなっていくからです。

対応する段階になるまでメールを目にしないことのメリットは、同じメールを繰り返し読まなくても済む、という点に尽きます。1通のメールを読む時間など、ものの数秒～数十秒かもしれませんが、積もり積もれば無視できない時間になります。

2回ならまだしも、3回、4回と読み返して、「うーん」と考えて、「とりあえず後でもっかい読み返そう」となって、時間がたって再び最初から思い出しながら読み返して、といったことはメールが目に入ってくる限りはえんえんと繰り返してしまいかねません。ここまで来ると、失われる時間は相当なものになるはずです。

外出中も読まない

これに加えて、以前は携帯電話やiPhoneなどモバイルデバイスにも転送をかけていたところをすべてやめました。外出中に携帯電話でメールをチェックできても、その場で返信ができないのなら、結局オフィスに戻って再びそのメールをPCで読むことになるからです。

外出中は外出中にしかできないことに専念するほうが時間を有効に使えるでしょう。たとえば、本を読むとか、人と話すとか、タウンウォッチングをするとか。

2000年──ｉモード黎明期の頃──から仕事のメールは例外なく携帯電話に転送をかけてきた僕としては、この設定をオフにすることは大いに抵抗がありました。

でも、実際にオフにしてみると、今までいかに携帯電話に振り回されていたかを実感しました。携帯電話は常に手元にありますから、「メール来てないかな？」と頻繁に、必要以上にチェックしてしまうのです。

メールチェックをする代わりに、進行中の案件についてアイデアをブレストしたり、執筆の書き出し部分の数行を書きとめたり、といった、本当の意味で仕事を前に進めるために時間を使えるようになりました。

ちなみに、先のキャプチャにある「50あとで読む」というラベルの付いたメールは、一読しさえすればOKなメールです。集中力が切れたときに、おもむろにこのラベルを開いて処理していきます。

　
この方法を使うと、自然と受信トレイはカラになるため、今まで以上にスッキリと仕事に取り組めるようになりました。

残業ゼロの「1日1箱」仕事術

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発売日：2009-05-30

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仕事に取り掛かる前に箱をイメージする
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▼合わせて読みたい：

マニャーナの法則 明日できることを今日やるな

ディスカヴァー・トゥエンティワン

青木 高夫（翻訳）

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まさに「明日できることを今日やるな」を地で行く内容です。

　
▼関連エントリー：
・「見える化」したら「見えなくする化」 
・読み手の負担を最小化するメールの書き方 
・受信トレイを空に保つための5つのルール 
・これ以上メールに時間を取られたくない人のための1冊 

▼編集後記：

次なる課題は、Twitterの時間をどうするか…。費用対効果が計りづらいだけに悩ましい。

　
　
▼次回のセミナー：

耳が遊んでいませんか？　耳勉強法マスターが初めて語るオーディオブック徹底活用法！

『脳が良くなる耳勉強法』著者でオーディオブックのポータルサイト「FeBe」を運営するオトバンク社長の上田渉（うえだわたる）さんは、一日のうち起きている時間について耳がどれだけ遊んでいるかを調べています（すきま時間マッピング）。その結果、驚くべきことに聴覚が空いている時間が7時間、聴覚と視覚の両方が空いている時間が1時間もあったそうです。

つまり、聴覚だけで、1日の3分の1近くの時間が空いているわけです。

これに気づいた上田さんは、この“空き時間”をすべて耳学習に充てています。上田さんは超多忙な経営者ですが、それでも1ヶ月（平日のみ20日間）で140時間もの耳学習時間が確保できるのですから、一般の人ならもっと多くを確保できるはずです。

さらに、オーディオブックは、勝間和代さんはじめ、多くのビジネスリーダーから推奨されていますが、ただ聴くだけでは十分ではありません。上田さんによると、オーディオブックには７通りの聴き方があり、目的や状況に応じて聴き方を変えることで、よりいっそう学習効果を高めることができます。

忙しいビジネスパーソンなら、日々空費されていく7時間もの時間を有効活用しない手はありません。

そこで、『脳が良くなる耳勉強法』の出版を記念して、上田さんに耳勉強法とオーディオブック徹底活用法のすべてを語っていただくためのセミナーを企画しました。

あすなろBLOGセミナー『脳が良くなる耳勉強法』出版記念講演会

• 講師：上田渉先生（株式会社オトバンク代表取締役）
• 主催：あすなろブロガー　大橋悦夫
• 協力：あすなろBLOG（パソナテック）
• 日時：7月31日(金)　19:00～21:00（18:30開場）
• 場所：銀座TSビル４F パソナ研修室4C（地図）
• 定員：120名（先着順）
• 費用：3,150円（事前振込）

当日のトピック（予定）

1. 耳勉強法とは何か（概要のご説明）
2. 理論編
• 勉強のサイクルとは
• なぜ聴覚が勉強の役に立つのか
• 音韻表象とは何か
• 脳科学から耳勉強法を考える
• 私たちの「得意な感覚」を調べてみよう
3. 実践編
• 聴覚は簡単に鍛えられる（耳の柔軟性を体感しよう）
• すき間時間を調べてみよう
• オーディオブックの聴き方を学習しよう
• 耳勉強法のテクニックを学習しよう
• 言語能力を鍛えるテクニックを学習しよう
• 耳勉強法Hacksのご紹介

耳勉強で通勤時間を有効活用したい方、オーディオブックをより効果的に聴く方法を身につけたい方は是非ご参加ください。

　
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