シゴタノ！番号を打つと読みやすくなる

確か、鷲田小彌太氏の『スピードシンキング』という本で紹介されていた「番号を打つ」というテクニック（というほどでもないですが）を知って以来、特にメールを書くときに実践するようにしており、手応えを感じています。

メールに話し言葉のようにえんえんと文を書き連ねていく例をよくみかけますが、こういったメールは、読む側にとっては読みとるのに苦労することが少なくありません。

メールの読み手としては、要するに相手は何を言いたいのか、自分に何をして欲しいのか、を早く知りたいのに相手の思考回路を追っていくハメになります。

鷲田氏は、「文章に番号を打つと読みやすくなる。メールやメモにも番号を打とう」と主張しています。

例えば、以下はきょう仕事上の連絡でお客さんに書いたメール文です。

（前略）

今回の現象は、

１．アクセスの製品マスターで製品略称を変更（Ａ → Ａ’）
２．エクセルの製品プルダウンにて旧製品略称（Ａ）を選択する

→ エラーが発生＆その後の操作が不能に

対応としては、

３．エクセル自体を終了して、再度立ち上げる（ＰＣの再起動ではなく）。

→ 操作不能状態は解消されますので、部門を選びなおしてください。
　　これで、アクセスの製品マスターを読み直しにいくので、プルダウンも
　　刷新されます。

★エクセルを再起動する、というところがポイントです。

今後、製品略称を変更する機会はあるかと思いますので、
アクセスの製品マスターを変更したら、

４．エクセルの部門プルダウンを選び直す

→ これで、エクセルの製品名プルダウンが刷新されます。

※これは、とりあえずの対応なので、追って以下の対応をします。

５．エクセルを開いた時に、自動的にアクセスの製品マスターを見に行って、
　　変更されていれば、製品名プルダウンを刷新する。

つまり、人手による対応（４）を自動化する（５）ということです。

とりあえずは、３をやってください。
４は５ができたらしなくてもよくなります。

以上、よろしくお願いいたします。

要所要所で番号を打っています。こうすることで、

　１．読み手は、番号が打ってある文だけを拾い読みしていくと概要が掴める
　２．書き手は、番号を打つことで自分の言いたいことに過不足がないかをチェックできる

特に、読み返す際に読み取りスピードもアップしますし、モレや誤解が減るように実感しています。こういったメールの書き方は相手にとってメリットがあるのはもちろん、何よりも自分にとってもありがたいものです。なぜなら、時間が経てば自分が書いたことも忘れてしまいがちで、自分で書いたものを後で読み返したときにわかりやすく書かれていれば、それだけ時間のロスも減るからです。

鷲田氏は番号の打ち方については特に細かくは書いていません。僕自身も「とにかく番号を打つ」ということ以外は我流で自分なりに工夫を重ねています。

仕事の効率をアップさせるコツというのは実は意外とシンプルな方法である場合が少なくありません（シンプルでなければ効率アップ以前に長続きしません）。今回も「番号を打つ」というただそれだけですが、これはかなり強力なTipsだと思いますので、自信をもっておすすめします。