大橋 悦夫 
「返信レス」の「レス」とは、「チケットレス」などの「レス」です。
チケットが不要になることは歓迎すべきことかもしれませんが、必要な返信をせずに済ませてしまうという姿勢はどうでしょうか。
受信確認の一行レス
忙しい世の中ですから、「返信なきはYesのサイン」、というルールを運用している方もあるでしょう。
とはいえ、どんなメッセージであれ「届いた」という事実を相手に知らせておくことは、その後の“事故”を防ぐうえで役に立つこともあるでしょう。例えば、送信したメールがたまたまスパムメールと判定されて、相手に見てもらえていないという可能性も考えられるからです。
「送った」に対して「届いた」が返されて初めてコミュニケーションが成立します。たとえ「了解しました」等の一行レスであってもです。もしそれすら面倒であれば、「開封通知」を使うのも一つの手でしょう。
このあたりは所属するコミュニティのカルチャーに大きく左右されることかもしれませんが、可能な限り「憶測での行動」をせずに済ませたいところです。
そんなわけで、僕自身ここ最近は受信確認だけの一行レスであってもなるべく返すようにしています。
なくても支障がないメールということは分かっていますが、相手としてもそのメールを受け取ることで、安心と確信を持って仕事を進められるはずだからです（そういう意味では自己満足）。
仮に「返信なきはYesのサイン」というルールがあったとしても、そこに「返信がない」ことを確認するよりも「返信がある」ことを確認する方が容易でしょう。時間が経ってから何かトラブルが起きたときでも、やり取りを追跡する時間を節約できるというメリットが生まれます。
慣れてくれば、一行レスなど無意識に行えますから、さほどの負担にはならないでしょう。
24時間以内の一次レス
また、すぐに返信できない内容であっても、24時間以内に何らかの返信をするようにもしています。
例えば次のような情報だけでも伝えられれば、仕事全体が完全に止まることだけは避けられるはずです。
- できるのか／できないのか
- 検討対象なのか／対象外なのか
- 検討が必要なのか／不要なのか、
- 検討中なのか／検討の予定なのか
これらを一次対応として返信しておくことで、返信する側としても仕事の取っかかりができます。後回しにするにしても、仕掛かり状態になるため、白紙の状態から改めて考え始めるよりも早くなるわけです。
電話する・言いに行く
いろいろ書いてきましたが、所詮メールですから、いちいち目くじらを立てることもない、というスタンスもまたあるでしょう。
究極の対応は、
- 無視する
というもの。こうすることで、相手に「あぁ、この人に重要なことを伝えるには電話するか直接言いに行くしかないんだな」と思わせることができる、というわけです。
- もし本当に重要なことであれば、別の形でも耳に入ってくるはず
- いちいち席を立って言いに行くのが面倒だ、と思うようなことなら、
- そもそもそれは、たいして重要なことではない
メールは非常に簡単に送ることができますから、「メールで送ってくる程度の内容」は無視しても支障はなかろう、という判断です。個別事情を考え始めると、そうとは言い切れないだろう、というケースも出てきそうですが、概ね同感です。
少なくとも、一緒に仕事をするチームあるいは仲間同士の間だけでもこの種の“メールプロトコル”を揃えておきたいところです。そうすることで、余計なストレスを防ぐことができ、さらには仕事全体のスピードアップも期待できるからです。
