Five simple rules for keeping an empty inbox
受信トレイを空に保つための5つのルール

あちこちで「受信トレイを空にしよう」という声を聞きますが、そのための具体的な方法が5つのルールにまとめられています。ちなみに、この筆者はGmailを使っているようです。


　●現実には受信トレイが空になることはない
　●もしあるとしたら、よほど仕事が暇ということだろう
　●しかし、空の状態にすることが目指すべきゴールである


　1．いま読まなくてもよいメールは、受信トレイにあってはならない
　2．返信の済んだメールは、受信トレイにあってはならない
　3．知人や業者からの定期的なメールは、自動的にラベルが付くようにする
　4．受信トレイは、せいぜい2，3時間に1度のぞけばよい
　5．受信トレイのガードを固める（フィルタを更新し続ける）


1．いま読まなくてもよいメールは、受信トレイにあってはならない

　●メーリングリスト、ニュースレター、DMなどは役に立つこともあるが、
　●多くの場合、受信トレイに残っているとノイズになる
　●あるいは、仕事から逃げたいときの格好の“エサ”になる
　
　 → これらのメールは、ラベルを付けた上で自動的にアーカイブ（＝目に入らないように）する

このほかに、フィルタ設定のコツとして、例えばメーリングリストの場合は、「件名に特定の文字列（メーリングリスト名など）があるか」という条件よりも、「宛先がメーリングリストの投稿アドレスかどうか」の方がよいと指摘しています。なぜなら、メーリングリストメンバーが自分だけに宛てて返信してくる場合があり、件名では他の投稿に紛れてしまうところを、宛先でフィルタしていれば、そのメールは受信トレイに現れるから、とのこと。確かにそうですね。


2．返信の済んだメールは、受信トレイにあってはならない

　●返信の済んだメールは、アーカイブする
　（先方からさらに返事があれば、また受信トレイに現れるが）


3．知人や業者からの定期的なメールは、自動的にラベルがつくようにする

自動的にアーカイブしてしまうと、届いていること自体にも気づくことができないので、受信トレイにいったん留めたうえで、必要ならまとめて手動でアーカイブするというわけです。

例えば、アマゾンのお知らせやドメイン更新通知など、予測可能なメールはすべてフィルタを設定して、徹底的に自動アーカイブすることをすすめています。

そのほかに、原文では家族からのメールは後でまとめて対応する、といった事例が紹介されています。


4．受信トレイは、せいぜい2，3時間に1度のぞけばよい

　●メールは気になるものなので実際に見ずに過ごすのは難しい
　●「システム」を信頼するほかない
　●フィルタがうまく機能していれば、無為な処理作業を減らし、
　●本当に必要なメールに集中することができるようになる


5．受信トレイのガードを固める（フィルタを更新し続ける）

　●徹底的にフィルタを張り巡らす
　●受信トレイにはアリの子一匹入る余地をなくす


以上をまとめると、受信トレイにあるメールはすべて何らかの対応が必要なメール、ということになります。その数が少ないほど、判断が速くなる、というわけです。

この状況は、お手玉に似ているかも知れません（あるいはテトリス）。お手玉の数が多くなれば当然手に負えなくなりますし（いくつかの玉はこぼれる）、テトリスでも空白スペースが少なくなればなるほど打てる手が限られてしまいます。現実の仕事では、「テトリス」のように一気に片が付くようなことはあまり多くないので、なおさらです。

そう考えると、受信トレイを空にするのではなく、最初から空の状態を作っておいてそこからスタートする、という方がこの考え方に合っていると言えるでしょう。

そういう意味では、とにかく最初に有無を言わさずに受信トレイを空にしてしまう必要がありますので、そのためのコツをご紹介。

30 seconds to an empty email Inbox
30秒で受信トレイを空にするコツ

　1．アーカイブ用のフォルダを用意する
　2．受信トレイのすべてのメールをそのフォルダに移動する

アーカイブ用のフォルダは、例えば「Archive_20061127」のようにその日の日付を含めたフォルダ名にすることが奨められています。そして「アーカイブフォルダに移したメールの95％はどうせ読まない」とも。

やや乱暴なやり方ではありますが、これは効きます。先ほど僕も空にしました。メールの受信トレイを空にすることで、心の「受信トレイ」も空になって、すっきりと新しい仕事に向かう準備ができるようです。

同じことが『ストレスフリーの仕事術』では「何でも来い！」という言葉で語られています。


30秒あればできますので、いますぐに、やってみることをおすすめします。

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