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読み手の負担を最小化するメールの書き方

Tips for Mastering E-mail Overload

受信トレイに山のように届くメールをいかにして効率よくさばくか、という技術的な話はそれこそ山ほどありますが、結局自分一人ががんばっても“山”そのものを動かすことはできません。

そもそも、メールは気安く送ることができるために、コスト負担構造が逆転している、すなわち書き手よりも読み手にとって重荷になっていると、書かれています。

 ●メールが登場する以前は、送り手にコストがかかっていた
 ●連絡文を書く、切手を貼る、投函する、といった手間、
 ●送り先の数に応じて嵩む郵送料、
 ●それゆえ、おのずと送り先を厳選していた

そして、

 ●メールの登場とともに、これらの送り手のコストが格段に下がり、
 ●ちょっとした思いつきや衝動でメールを送れるようになった
 ●しかも、一度に数十人の同僚に送り届けることができる
 ●自分ができる、ということはみんなも同じことができる、ということ
 ●その結果、受信トレイがメールでいっぱいになる

このような大量のメールの大半は自分が読まなくても良いメールだったりします。でも、「読まなくても良い」と判断するのにも、開封して中身をチェックする時間はかかってしまいます。

 ●あなたの1分あたりの報酬額はいくらだろうか?
 ●年収を120,000(分)で割ってみれば分かる
 ●この計算を組織を挙げてやってみると良い

120,000分の根拠は書かれていませんでしたが、年250日、1日あたり8時間働いた場合の総時間と思われます。この1分あたりの自分のコストを知っておくと、そのリアルさが痛感できると思います。

 「スパムメール処理に500円!」
 「電話でのクレーム対応で750円!」

残業代が別途支払われるのならともかく、年俸制の場合や管理職であれば残業や休日出勤をすればするほど、1分あたりのコストは下がっていくことになります。パイは同じままでさらに細かく刻まれることになるからです(仮に1日2時間残業したとすれば、10時間×250日×60分=150,000分で割ることになるので20%オフ…)。

そこで、読み手のメールコストが安く済む、すなわち

 1.その人にとって必要なメールだけを送るようにする
 2.読み取り時間が短くても済むような書き方をする

といったトレーニングに組織を挙げて取り組もう(Taming e-mail)と提案されています。そのためのメールの書き方が具体例とともに紹介されていますので、いくつかピックアップしてみます。

 

件名は本文を要約したものにする

  ×悪い例

件名:納期についてのご相談

  ○良い例

件名:納期は4月25日でいかがでしょうか

 

CCで当事者以外も読んでいるメールのやり取りでは、コンテクストを明確にする

  ×悪い例

To:Billy Franklin
From:Robert Payne
件名:Re: Re: Re: チャリティードライブへのご支援のお願い

そうですね。アップルパイでOKです。

  ○良い例

To:Billy Franklin
From:Robert Payne
件名:Re: Re: Re: チャリティードライブへのご支援のお願い

アップルパイはどうかということでしたが、それでOKです。

 

Toでたくさんの人に送る場合は、本文で一人一人指名する

(原文では「CCで送る場合」としている)

  ×悪い例

To:アビー, ビル, シンディー
件名:Web site design draft is done

Webサイトのデザインラフが上がってきました。添付を確認して下さい。今週中にデザイン会社にフィードバックをしないといけません。

  ○良い例

To:アビー, ビル, シンディー
件名:Web site design draft is done

>アビー
マーケティングの狙い通りになっているかをチェックして下さい。

>ビル
このスローガンが当社のブランドにマッチしているかどうか確認して下さい。

>シンディー
万一デザインをやり直すことになると、スケジュールがずれ込みますね。

Webサイトのデザインラフが上がってきました。添付を確認して下さい。今週中にデザイン会社にフィードバックをしないといけません。

 

Bccを使わず、個別に送る

  ×悪い例

To:Fred
Bcc:Chris

今日の14:00からの会議に出席してください。

  ○良い例

To:Fred
今日の14:00からの会議に出席してください。

To:Chris
今日の14時から会議室を予約しておいてください。

 

相手にやって欲しいことをメールの末尾にリスト形式で書く

続いて、メールの読み方についても書かれているのですが、長くなりましたので次回に。。

最後に今回取り上げなかったものも含めてまとめておきます。

 ●件名は本文を要約したものにする
 ●CCで当事者以外も読んでいるメールのやり取りでは、コンテクストを明確にする
 ●たくさんの人にCCで送る場合は、本文で一人一人指名する
 ●Bccを使わず、個別に送る
 ●相手にやって欲しいことをメールの末尾にリスト形式で書く

 ●要件が多い場合は要件ごとにメールを分ける
 ●確認項目が多い場合は、紙にリストアップして電話で確認する(お互いの時間の節約になる)
 ●転送する際は必要部分以外はカットする
 ●ミーティングを招集するメールの件名には、日時に加えてその目的も書く
 ●一画面に収まる分量にする
 ●急ぎの要件は電話する

原文はこちら