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作業記録をつけざるをえない仕組み

2006/08/10 Thu 23:03 by 大橋悦夫

タグ：『パフォーマンス・マネジメント』 / なぜ作業記録をつけるのか？ / 継続力をつけるには？

毎日の作業記録をつけ続ける上では、

　1．パッと思いついたときに、
　2．サッと入力ができて、
　3．カッと一箇所に記録される、

という3点が、記録ツールに求められる要件だと考えていますが、これに加えて、

　4．誰にでもすぐに使える

という要求もあるでしょう。

前回は、作業記録ツールとしてインスタントメッセンジャー（IM）であるGoogle talkを取り上げましたが、ここでご紹介した使い方を実践するにはGmailのアカウントが必要です（※）。

そういう意味では最初の3つの条件は満たしているものの4つめはNG、ということになります。

そこで別の方法を考えてみます。

これまでは、IMにしても、リアルタイムロギングにしても、テキストファイルに自動的にタイムスタンプが入れる方法（エントリー末尾参照）にしても、「作業記録をつけるぞ」という強い意志と意識が必要でした。

それをうまく習慣化ができれば良いのですが、できない場合は作業記録をつけざるをえない仕組みを導入します。

そのヒントがこちらの記事：

Geek to Live: Quick-log your work day

Keeping track of how you spend your work day isn't easy, but it has many benefits. Last week's article, Map your time, covered how to create your ideal schedule, and then compare it to reality. But how do you keep track of everything you do in one day? You can use a desk diary or paper log, but if you don't want to stop and write every time you switch tasks, I've got a simple script that will log your day's activities in a keystroke.

（上記文中の「Map your time」については、ITMedia Biz.IDに翻訳記事「理想のタイムマップ」があります）

簡単にまとめると、

　・作業記録を継続するのは簡単ではないが、続ければ多大なメリットがある
　・でも、別の作業に移るたびに一時中断して記録をつけるのは面倒

ということで、VB scriptで書かれた記録ツールが紹介されています（for Windows）。

本文に画面ショット入りで紹介されているので、実際にどんなものかはイメージがつきやすいとは思いますが、要するに、

　・実行するとポップアップウィンドウが開く
　・何か入力して[OK]をクリックする
　・入力した内容が予め指定したテキストファイルに日時とともに記録される

というシンプルなものです。これなら、IMと同じような感覚で記録を残すことができそうです。さらにショートカットキーを割り当てる方法も紹介されており（ここでは、Ctrl＋Alt＋L というショートカットキーを割り当てています）、これなら思い付いたときにパッと呼び出してサッと記録をつけることができるでしょう。

でも、この状態では依然として「作業記録をつけなくては」という能動的な姿勢が必要です。

そこで、こちらで紹介されているようにWindows標準のタスクスケジューラに組み込んで使ってみます。

例えば、15分置きに上記のツールが自動的に立ち上がるようにセットしておき、そのたびに、その瞬間にやっている作業を書き込んで[OK]をクリックする、という作業記録をつけざるをえない仕組みを作り上げるわけです。

最初は「うざい」かも知れませんが、そのうちに

　「いちいち聞いてこなくても、ちゃんと自分で報告するから」

という意識が芽生え、いつしか能動的な作業記録ができるようになるはずです。

つけ続けるのが難しければ、強制ギブスのような、つけざるをえない仕組みにしてしまえば良いわけです。

これは、プロンプトとフェイディングの応用と言えます。以下は、これについて説明した『パフォーマンス・マネジメント』の一節。

標的行動が身につくにつれてプロンプトを次第に出さなくする技法をフェイディングという。南田は小西のフォームが安定するのを見計らって、指示棒の使用を徐々に止めていった。子供の頃に使ったひらがなの練習帳を覚えているだろうか？　最初は太い線で書かれた文字の上をなぞるようになっていて、その練習が終わると、次は細い線、次は点線というように、徐々に手がかりを減らして練習していく。最後は手がかりなしでひらがなが書けるようになる。あの練習帳はプロンプトとフェイディングの技法を使っているのだ。

それがずっと続くのではなく、習慣として定着するまでの一時的なものであれば、受け入れることはできるはず。言わば補助ロケットのような役割です。

何かを習慣化したいと思ったら、最初から理想の形で始めるのではなく、その一歩手前に一時的な“砦”を作って少しずつ慣れていくことが、無理なく習慣として定着させるうえでのコツと言えるでしょう。

※Gmailについて：今後は招待状なしで利用可能になるそうですし、こちらでも（招待権を誰かが寄付してストックがあれば）取得できるようです。

▼タグ：
『パフォーマンス・マネジメント』 / なぜ作業記録をつけるのか？ / 継続力をつけるには？