過去にもらったあのメール、即座に見つけるこのツール

更新日 2016 年 11 月 17 日
投稿日 2005 年 6 月 24 日
著者大橋悦夫
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メールをいかにうまく活用できるかで仕事の出来不出来が決まってくると言っても過言ではありません（唐突ですが）。

メールというビジネスツールを考えるとき、その役割は大きく分けて以下の２つがあると思います。

１．メッセージを伝える／受け取る
２．メッセージを保管する

この２つの役割について、様々なメーラー（メールソフト）がその機能の高さ・豊富さを競っているのですが、このうち２の「メッセージを保管する」という役割は、仕事のスピードアップに密接に関わっていると言えます。

なぜなら、この記事でも書いたとおり、仕事のほとんどは「書くこと」であり、書くためには書かれたものを参照する必要があるからです。

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突き詰めていくと、仕事は、「書く」もしくは「書かれたものを参照する」のいずれかになります（極論）。

もちろん、人に会って話をしたり、数字を使って計算したりといった「書く」以外の活動もあります。でも、プロセスはどうあれ仕事の最終アウトプットは、報告書や納品書や請求書などなど、とにかく「書かれたもの」が不可欠です。

まとめると、仕事の実体は、以下の２つです。

１．書く
２．書かれたものを参照する

このとき、２の「書かれたものを参照する」際に、参照したいものを即座に参照できれば、仕事全体のリードタイムを短縮することができます。つまり、検索スピードの向上です。

メーラーに話を戻します。

メーラは実に上記２つの役割の両方を担っています。そして、高度で複雑なインタフェースや覚えきれない操作たっぷりの製品が続々と出てきています。

システムが複雑になれば、不具合が出やすくなり、仕事に使っていくうえでは不安が残ります。大切なメールが消えてしまったり、エラーが起こるたびに、その修復や原因究明に時間を取られてしまうからです。

そこで、メーラーには１の「書く」という役割だけを担わせて、２の「書かれたものを参照する」役割は別のアプリケーションに引き継いでしまおう、と考えました。

つまり分業です。例えば、

１．営業部隊がお客さんを取ってきて
２．生産部隊がモノを作って納品する

というように。

今日はこのメーラーの分業体制を構築する方法をご紹介します。

多くのメーラーにはメッセージの検索機能がついています。でも、メッセージの量が多くなってくると検索に時間がかかるようになるという欠点があります。また、たくさんのフォルダにメールを振り分けている場合、そもそもあとで探しやすいようにフォルダに整理分類したはずなのに、どのフォルダに入れたのかがわからなくなってしまうという本末転倒なことも起こりえます。

そこで、僕が最近使っているのはGoogleデスクトップという検索ツールです。

» Googleデスクトップ

ご存知の方もいらっしゃると思いますが、このツールはメールのみならず、PC内のファイルも検索できます。例えば「Excelでこういうファイルを作ったんだけど、ドコいったかな？」という場合でも、そのExcelファイルに書いたコトバで検索することでたちどころに見つかります。